自分のPC内でプレゼンを行うのであればファイル形式を気にする必要はないが、他人にデータを配布する場合は、ファイル形式の違いを意識する必要がある。PowerPoint 2007では、新しいファイル形式の「.pptx」が採用されており、デフォルトでは旧バージョンのユーザーはこのファイルを読み込めない。また、機能向上にともなって、旧バージョンでは使用できない機能も搭載されているため、そうした新機能を使ったスライドが表示されない可能性もある。
これをチェックするには、[Officeボタン]→[配布準備]→[互換性チェック]を実行して、旧バージョンで表示できない機能を使っていないかチェックすればいい。
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[互換性チェック]を行うと、旧バージョンで編集できない機能を使っているかどうかを指摘してくれる |
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はじめから旧バージョンの形式で作成すればいいのだが、そうするとPowerPoint 2007で追加された機能が利用できなくなってしまう。PowerPoint 2007ではいろいろと便利な機能が追加されているので、極力新バージョンの形式で作成した方がいいのは間違いないが、他人に配布するのに問題が発生する場合はそうした部分はあきらめざるを得ないだろう。
ただし、配布先が旧バージョンでも、「.pptx」のファイルを扱う方法はある。PowerPoint 2002 / 2003ユーザーであればマイクロソフトから「ファイル形式互換機能パック」がリリースされているので、これをインストールすれば、旧バージョンのPowerPoint 2002 / 2003でも.pptx形式のファイルの作成、編集、保存が可能になる。もっとも、それでもPowerPoint 2007から搭載された機能を利用した書式やレイアウトは、やはり旧バージョンでは利用できないので、これも完全とはいえないかもしれない。
PDFやXPSで保存をする
プレゼン目的ではなく、資料配付としてデータを配布したい場合で、特にデータの編集をしてほしくない時は、PowerPoint 2007のデータ形式で保存する必要はなく、誰でも閲覧できるような汎用フォーマットで保存した方がいい場面もあるだろう。
PowerPoint 2007では、PDFとXPS形式での保存が可能になっている。デフォルトでは対応しておらず、アドインを外部から入手することで保存が可能になる。アドインを入手していない場合は、マイクロソフトのダウンロードページから「2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF / XPS 保存アドイン」をダウンロードしてインストールすると、[Officeボタン]→[名前を付けて保存]に[PDFまたはXPS]が追加されるので、それを選ぶ。
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PDFやXPSで保存すれば、PowerPointがなくても資料を閲覧できる |
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XPS(左)とPDFの保存オプション |
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PDFやXPSであれば、PowerPointを持っていないユーザーともスライドを共有できるようになる。アニメーションやムービーなどは再現されないが、デザイン自体はきちんと再現されており、単に資料配付というだけであれば、こちらを選んだ方が問題は少ないだろう。
