基本的に新しいリボンUIでは、アイコンをクリックするとすぐに機能が実行されるようになっており、以前のようにまずダイアログボックスが起動して機能を設定して[OK]ボタンを押す、という手順は踏まない。ダイアログボックスで操作するような機能は、リボンUIでグループ分けされた中ですまされることが多いからだ。

しかし、ダイアログボックス自体が廃止されたわけではなく、リボンUIでは設定できないような細かい設定は、以前と同様にダイアログボックスを起動して設定することになる。

リボンUIでは、それぞれのタブの内部は[フォント][段落]といった形でグループ分けされている。[フォント]ではフォントに関するさまざまな機能が1クリックで呼び出せるようになっている

より細かい設定が必要な場合、各グループの端にある[ダイアログボックス起動ツール]をクリックすると、従来通りのダイアログボックスが起動する。この[ダイアログボックス起動ツール]がないグループは、リボンだけで機能の設定が完結する

たとえばこれはWordの[フォント]ダイアログ