複数の人で1つの文書を作成する場合は、誰が編集し、どういった変更が加えられたか、それを管理するのが重要になってくる。別の人が書いた文書をチェックし、誤りがあれば修正する、という作業も必要だ。そうした作業に対してもWord 2007では使い勝手を高めるような機能向上を果たしている。

文書の作成に大事なのは間違いを減らすことであり、Word 2007では[校閲]タブにそうした機能が集約されている。まずは文書作成中や提出前に利用したいのが[文書構成]の[スペルチェックと文章校正]。機能自体はWord 2003のころと大きな違いはないので、使い方は問題ないだろう。ショートカットキーも従来通り[F7]キーに割り当てられている。

[Wordのオプション]にある文章校正に関する設定項目

こちらはおなじみの文章校正の画面

また、文章作成に役立つツールとして[リサーチ][類義語辞典][翻訳]といったツールも用意。選択文字列やカーソル位置の単語を英訳、和訳、類義語検索(英語のみ)などを同時にしてくれる[リサーチ]は、作成している文章次第では便利で使えるだろう。

最初に文書が完成したら、それを初版として文書のチェックを行う。上司や共同作業を行う人に対して文書を送り、修正してもらうのが一般的な流れだろう。

修正する場合は、[変更履歴]にある[変更履歴の記録]をクリックし、後は間違いや変更したい部分を適宜直していく。そうすると自動的に訂正個所が表示されていくという流れは従来通りだ。

校閲中の画面