ワープロソフトのWordと比べて、Excelには文書作成に関する機能は(当然ながら)限られている。Wordの場合、レイアウトを考えながら文書が作成できるように、通常は画面の表示は[印刷レイアウト]を使って作成するので、画面での文書作成結果と印刷結果がだいたい一致する。

ところが、Excelにはそうした機能がなく、印刷した時にどのような結果になるかは、[ファイル]→[印刷プレビュー]でプレビュー画面を表示しないと分からなかった。Excel 2007では、従来の[標準][改ページ プレビュー]に加え、新たに[ページレイアウト]が追加され、印刷結果をある程度想定しながらレイアウトを作成できるようになった。

これが通常の[標準]

こちらが新しい[ページレイアウト]。印刷後のイメージを見ながら作成できる

ちょうどWordのようなアイコンが追加された

リボンの[表示]→[ブックの表示]からもページレイアウトに変更できる

[ページレイアウト]でも通常のデータ入力などの作業は可能だ。上部と下部にはヘッダー / フッター欄が表示されるが、これは1クリックで非表示にでき、セルの作業に集中できる。

ヘッダー / フッターを非表示にするためには、カーソルの形が変わったところでクリックすればいい

[ページレイアウト]だと印刷時の余白やセルの大きさの設定もやりやすい。今までは[印刷プレビュー]からしか余白の設定が行えなかったが、[ページレイアウト]を使えば、「ぎりぎりまで余白を減らして印刷する」といったことが簡単にできる。

ルーラーをドラッグ＆ドロップして余白の設定を行う

[Excelのオプション]→[詳細設定]からルーラーの単位をインチではなくセンチメートルやミリメートルに変更できる。こちらの方が分かりやすいだろう

セルの幅や高さを変更する場合も、[ページレイアウト]ではセンチやミリの単位が利用できるので分かりやすい

余白の指定方法だけであれば、[ページレイアウト]タブの[ページ設定]→[余白]から[標準][広い][狭い]という感覚的な表現での設定が可能。前述のルーラーの単位が何であれ、センチメートル表記で余白の設定が表示されるとともに、アイコンでどのような余白設定になるかが表示されるので分かりやすい。

具体的な数値ではなく感覚的に余白を設定できる。[ページレイアウト]だけでなく[標準]ビューでも余白の設定はできるが、実際に余白がどのように設定されたか分からないので、[ページレイアウト]で使うのがいいだろう

その他、[ページレイアウト]タブの[ページ設定]→[印刷の向き]や[サイズ]も実際にどの範囲が印刷されるのか一目で分かる。[標準]ビューでも点線の印刷範囲があるので、どこまで印刷されるのかは分かるが、[ページレイアウト]であれば実際にページが区切られて表示されるのではるかに分かりやすい。

[印刷の向き]で縦横を変更したところ。一目でどこまで印刷されるのかが分かりやすい