プレゼン資料を作成し終わって実際に活用する場合、注意したいのがメモ書きやコメントが残っていないか、という点。作成時のメモやコメントが実際のプレゼンの時に表示されてしまったり、メールでプレゼン資料を送信して、先方に個人情報などが漏れてしまったりしては大変だからだ。

文章を校閲する

資料配付の前には、まず文書校正をしておきたい。文章の間違いなどのミスを減らすために、[校閲]→[文章校正]→[スペルチェックと文章校正]を実行しておけば、単純なミスを減らせるだろう。このあたりの機能はPowerPoint 2003からあまり変わってはいない。

[スペルチェックと文章校正]を実行して間違えを減らす

ドキュメントを検査する

校閲が終わって文章を配布する前には、[Officeボタン]→[配布準備]→[ドキュメント検査]から、資料に外部に漏れたら問題になるようなものが残っていないかどうかのチェックが可能。

[Officeボタン]から[ドキュメント検査]を実行する

[ドキュメント検査]を実行すると、プレゼン資料内にコメントや注釈が残っていないか、隠しメタデータや個人情報がないか、非表示になっているデータはないか、スライド外の見えない位置にデータがないかを検査してくれる。

[ドキュメント検査]を実行すると、スライド内に配布に適さないようなデータが残っていないかチェックしてくれる。後はまとめて削除すればいい

ファイルリンクをチェックする

PowerPointでは、スライドの中にビデオや音楽のようなマルチメディアコンテンツを挿入することもできる。この場合、ファイル容量が大きくなってしまうため、直接ファイルを埋め込むのではなく、そのコンテンツへのリンクを挿入して、コンテンツの実体自体は別の場所に保存しておける。

ところがこの場合、一緒にこのコンテンツも配布しないと、配布先ではビデオや音楽が再生できないことになってしまう。これを回避するためには、そうしたファイルへのリンクをチェックして解消しておく必要がある。

プレゼン資料内に外部ファイルへのリンクがあると、自動的に[Officeボタン]→[配布準備]に[ファイルへのリンク編集]が追加されるので、それをクリックする。

ファイルのリンクでは、マルチメディアコンテンツ以外にも、Excelの表とグラフをリンクさせている場合などが当てはまる

こうしたマルチメディアコンテンツが必要であれば、配布時に一緒にこれらのファイルを送信したり、リンクを削除したりするなどして対応しておけばいい。自動的にPowerPoint側で処理をしてくれるわけではないが、最後のチェックには役に立つだろう。