作成者の名前やキーワード、コメントなどの情報をプロパティに残しておけば、後日の分類作業に役立つ。しかし、文書1つ1つについて同じようなデータを入力する作業には手間がかかり、つい活用しないままになりがちだ。
Office 2008 for Macに収録された「Word文書のプロパティの設定」、または「Excelブックのプロパティを設定」アクションを利用すると、作成者 / タイトル / サブタイトル / キーワード / 分類 / コメントの計6項目を対象に、文書のプロパティを設定できる。ファイルの選択をうながすアクションに「Finder項目の選択を求める」を使用し、「複数選択を可能にする」オプションをチェックしておけば、複数の文書に同じデータを一括登録する作業もかんたんだ。
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Word文書のプロパティを一括設定するワークフロー |
Excelブックのプロパティを一括設定するワークフロー |
文書のプロパティは、Spotlight検索で参照されるメタデータになる。Spotlightはほぼ一瞬で目的のファイルを検索できるため、うまく活用すれば文書の分類や管理に役立つことだろう。
ただし、Word / Excelの画面から設定できるプロパティに比べると、「Excelブックのプロパティを設定」と「Word文書のプロパティの設定」アクションで設定できるプロパティの項目数は少ない。「サブタイトル」や「会社名」などの項目に情報を追加したい場合は、Word / Excelから直接操作しよう。
