本文に変更を加えるのではなく、補足や注釈などの形で情報を残したい場合には、Word 2008の「コメント機能」が便利だ。引用されている文献や数値など情報の確認、追加資料の要求など、文書の作成者に作業をうながせるため、他人が本文に手を加える直接変更履歴機能に比べ角の立たない共同作業が可能になる。

補足や注釈などの情報をコメントの形で残すことができる

コメント機能を利用する場合は、コメントを加えたい文字列、または吹き出しが指し示してほしい位置を選択した状態で、「チェック/コメント」ツールバー上の「新しいコメント」ボタンをクリックする。すると、吹き出し状のコメント入力欄が作成されるので、その中にコメントとする文字列を入力すればOKだ。

なお、入力したコメントは、吹き出し状のコメント入力欄のほか、変更履歴ウィンドウでも確認できる。文書に多数のコメント (および変更履歴) が含まれている場合、まとめて処理できるので便利に使える。

コメントは「変更履歴」ウィンドウで一覧できる