Automatorの「Word文書に図表番号を挿入」アクションを利用すると、Word文書に含まれる図形(下表)に番号を割り当てることができる。写真の下部に図1、図2、図3……、表の下部に表1、表2、表3……といった様式のラベル(キャプション)を一括挿入できるので、手間を省けるだけでなく、番号の割り当てミス防止にもなる。

表10: 「Word文書に図表番号を挿入」アクションで利用できるグラフィックオブジェクト

Microsoft Excel グラフ
Microsoft Excel シート
Microsoft Graph グラフ
Microsoft 組織図
Microsoft Word 文書
Microsoft Word 図
Microsoft Word の表

ワークフローを作成するときには、「Word文書に図表番号を挿入」アクションに到達する段階で、作業対象となるWord文書をアクティブ化(前面に表示)しておく必要がある。開いていない文書を対象にする場合には、「Finder項目の選択を求める」→「Word文書を開く」の順に並んだアクションから引き継がれる形にデザインするといい。

ラベルには「図」のほかに「表」と「数式」を指定できる。番号付けのルールも、ローマ数字(1、2、3……)にくわえ、「a、b、c」、「i、ii、iii」など5種類の中から選べる。ラベルを挿入する位置についても、オブジェクトの下と上のどちらかを選択可能だ。なお、ワークフロー実行のつどそれらの条件を変更できるよう、「ワークフローの実行時にこのアクションを表示」オプションを有効にしておくといいだろう。

図表にキャプションを自動挿入するワークフロー

図に回り込みを設定しなければ、このように図の下へ連番のキャプションを追加できる