企業での利用みならず業務にPCを用いる場合にはオフィスソフトは欠かせない。かくいう筆者も請求書、見積書、納品書、企画書、プレゼンテーション資料、文書マニュアルと頻繁に利用している。またOffice製品には、数々のテンプレートが存在する。マイクロソフトのポータルサイトからも数々のテンプレートが無料で入手できるし、Webで"Excelテンプレート"などで検索すると膨大な数のテンプレートを入手できる。

カレンダーや日記帳などのプライベートで活用できるものや見積書や請求書、領収書から出勤簿など、また業種や業務によって、種類が異なるような顧客台帳、売上粗利推移表などまで実に様々なものがある。なかにはVBAなどを使ってその機能を拡張し、ネットワークやデータベースとの連携を図る本格的なものも存在する。単なる表計算やプレゼンテーションソフトという範囲を超えて、目的に特化した価値を無限に構築できるインタフェースをユーザーに与えてくれている。今回はそんな汎用性の高いMicrosoft Officeと情報収集をライフハックするキャプチャソフト「Snagit」との連携を紹介しよう

スクリーンキャプチャライフハック

スクリーンキャプチャライフハック - SnagitとSugarSyncで行う効率的共同作業
スクリーンキャプチャライフハック - SnagitとEvernoteで記事をクリッピングしてみよう
スクリーンキャプチャライフハック - 多彩なキャプチャ能力を誇るソフトウェア
スクリーンキャプチャライフハック - キャプチャソフトで情報を加工・整理する

SnagitとWordでマニュアル作成

SnagitとWordは非常に相性がいい。以前の記事でも簡単にその機能を紹介したが、デフォルトでWordにキャプチャ画像を書き出す出力機能が存在している。マニュアル作成はもちろんのこと、"相手にものごとを正確に伝える"という意味においてその重要性は増している。ちょっとした操作工程の引き継ぎ業務でも、的外れな箇条書きを残すだけでは、引き継がれる方はたまったものでない。キャプチャ画像をうまく活用することで、しっかりとしたマニュアルを作り上げることができるのだ。

Word出力用プロファイルの作成

Snagitには、キャプチャする際の設定を保存し、再利用できる「プロファイル」機能がある。キャプションなどの画像の解説やエッジ効果など毎回大量に撮影するであろう画像の効果なども一度設定をしておけば、快適なまでに手間が省ける。

それでは、さっそくSnagitを起動して、プロファイルの設定を行う。Snagitを起動したら、中央のプロファイルウィンドウのツールバーの左から2番目の[＋]が重なったアイコン[ウィザードを使用してプロファイルを作成]をクリックする（図1）。

図1　アイコン[ウィザードを使用してプロファイルを作成]をクリック

クリックすると[新規プロファイルの追加ウィザードダイアログ]が起動する。このダイアログでキャプチャモードの選択を行う。今回は左側の選択肢の中から[画像キャプチャ]を選択して（図2）、[次へ]ボタンをクリックする。

図2　キャプチャモードの選択

入力の選択を行う。ここでは、一番右側にある[入力]の画像アイコン右側の▼をクリックして、メニューを表示させ、[オールインワン]を選択する（図3）。オールインワンキャプチャの機能は、大抵のシチュエーションに対応しているので、マニュアル作成の場合は、この設定がベストだろう。[次へ]ボタンをクリックする。

図3　入力の選択

[出力]の設定を行う。一番左側の[出力]のアイコンをクリックするとメニューが表示されるので中から[Word]を選択する（図4）。[次へ]ボタンをクリックする。

図4　[出力]の設定

オプション選択では、[カーソルを含む]と[エディタでプレビュー]を選択する。[次へ]ボタンをクリックする（図5）。

図5　オプションの選択

次は、効果の選択を行う。これに関しては個人の好みに合わせて自由に設定しよう。今回は、キャプチャ画像に枠線を入れた方が画像が見やすくなるので、[フィルタ]で[境界線]を選択する。（図6）。

図6　効果の選択

境界線ダイアログでは、[境界線を有効にする]ダイアログにチェックを入れる。また、境界線の設定では、[境界線を画像の外に配置]にチェックを入れる。画像の枠はできるだけシンプルにしたいので、[3D効果]のチェックを外し、[幅の合計]は、1ピクセルに抑える。カラーは、[メイン色]の設定をそのまま利用する（図7）。設定が完了したら[OK]ボタンをクリックする。

図7　境界線の設定

設定が完了したら[次へ]をクリックして先に進む。最後に新規プロファイルの保存設定を行う。名前を入力して[完了]ボタンをクリックする（図8）。

図8　新規プロファイルの保存

設定が完了するとプロファイルウィンドウに新規にマイ プロファイルグループが作成され、中に先ほど設定した[マニュアル - Word]プロファイルのアイコンが表示されているのがわかる（図9）。後は、このプロファイルをクリックすれば、クリッピングの設定完了だ。

図9　プロファイル作成完了