デジタル化した文書は効率をどう変える？オフィスへのドキュメントスキャナ導入記

Aさんから書類を受け取ったFさんは、コピー機で書類をすべて複製。その後いつものようにファイリングを始める。もともと書類整理が得意なFさんだけに、速い。ごく短い時間で、資料は一冊のバインダーにまとめられた。

一方のGさんは、Aさんから受け取った書類をさっそく「DR-C225W」でスキャン開始。数々の書類をそのままデータ化していく。こちらもスムーズにデータ化が完了した。

Fさん、Gさんがデータ化を終えてから、Aさんは二人に対して更なる要望を伝える。その内容は「書類の中から、営業部宛の書類のみをピックアップしてAさんに届けること」だ。果たしてどちらが先にAさんのもとに書類を届けられるだろうか。

書類をデジタルデータ化すれば検索が素早く

営業部宛の書類のみを抽出するという要望を受け、困ったのはFさんだ。不満げな表情を浮かべつつも、日付別にまとめた書類を最初から見直し、営業部宛の書類に付箋をつけていく。必要な書類をまとめるのに数分を要した。

Fさん「Aさん！ピックアップする資料があるのなら、最初から言ってください！」

一方Gさんは、PDFに変換したデータ化が保存されているフォルダ内から、“営業部”という単語でまとめて検索。わずか数秒で必要な書類を探し当てる。該当する営業部宛てのPDFファイルをコピーし、すぐにAさんにデータで送り届ける。

Gさん「営業部宛ての書類ですね。すぐにEメールで送りますので、ちょっとだけ待ってください」

Gさんが営業部宛ての書類をすぐに探し当てられた理由は、「DR-C225W」が高いOCR認識精度を備えており、簡単にサーチャブルPDFを作成できる点にある。白地に黒インクで印刷された文字だけでなく、背景色と似た色で印刷された文字までもしっかりと認識できるため、後からでも書類に含まれた文字列を簡単に検索できるのだ。

デジタル化により簡単に送信可能

デジタル化によるもう一つの大きなメリットは、ネットワークを利用してデータを送信できる点だ。Fさんはまとめたファイルを直接Fさんの元に届けたが、GさんはEメールにファイルを添付して送信した。直接届ける場合、広いオフィス内では移動時間がかかる。メールで送るにしても、コピーした書類をスキャンする作業が発生し、結局二度手間となってしまうため、非効率だ。

また、書類が必要な時期を終えた際の破棄も、デジタルデータなら簡単だ。紙文書の場合、破棄する前に内容を確認し、その後シュレッダーにかけるという手間がかかってしまう。しかしデジタル化されたデータであれば、これらのファイルを完全削除するだけでこと足りる。急にオフィスの引っ越しや部署移動が発生した場合でも、迅速に対応できるだろう。