ドキュメントスキャナを利用して紙文書をデジタル化するメリットは計り知れない。真っ先に思いつくのは保管スペースの節約だが、その他にもメール等を使ってスキャンしたデータを送信できる点や、タイトルや内容から文書を検索可能な点などさまざまだ。ドキュメントスキャナ導入記・第三回では、キヤノン「imageFORMULA DR-C225W」によって紙文書をデジタル化した際に、仕事の効率がどのように変わるか検証していこう。

キヤノンのドキュメントスキャナ「imageFORMULA DR-C225W」

アナログVSデジタル 書類整理はどちらが速い？

上司から業務効率化の命を受け、キヤノンのドキュメントスキャナ「imageFORMULA DR-C225W」を経費でオフィスに導入することを目指す会社員Aさん。上司である課長を説得するため、彼はドキュメントスキャナが業務でどのように活用できるかを示す資料を作成していた。第二回では、「DR-C225W」によってスキャン作業が効率化し、結果として時間を短縮できることを調べたが、申請書の提出にはまだ説得材料が足りない。そこでAさんは、紙文書のデジタル化で得られるメリットについて再び検証を行うことになった。

前回、紙文書のスキャン効率アップを検証したAさん。しかし、上司を説得するにはまだ資料が不足していると考えているようだ

オフィスを見渡したAさんが目にしたのは、毎日、数々の書類を処理している総務部のFさん。紙文書をきれいにファイリングしてまとめる彼にかかれば、山のような書類もあっという間に整理される。一方、同じ総務部のGさんは、PCでのファイル管理に強く、日頃からデジタル化を求めている。はたして、アナログ管理とデジタル管理で、最終的に差は現れるのだろうか。

紙文書をこまめに整理し、わかりやすくファイリングするというアナログ的手法が得意なFさん

現在は紙文書で業務をしているが、書類のデジタル化を望むPCスキルの高いGさん

思い立ったらすぐ行動するのがAさん。Aさんは総務部に協力を呼びかけ、FさんとGさんに請求書、領収書、契約書などの書類整理をお願いすることになった。

Fさんに書類整理をお願いするAさん

Aさん「Fさんの書類整理はいつみても美しいですね。総務部長には許可を取りましたので、この100枚の書類をコピーして、日付別に整理していただけないでしょうか？」

Gさんに書類のデジタル化をお願いするAさん

Aさん「Gさん、いつも書類をデジタルに移行したいって仰ってましたよね。この100枚の紙資料をドキュメントスキャナでデジタル化して日付別にまとめてくださいませんか？」