ドキュメントスキャナと複合機で手順を検証

紙文書のデジタル化を気軽に行えるドキュメントスキャナは、オフィスワークを効率化させる重要なアイテムだ。しかし紙文書が主流を占めるオフィスはまだまだ多く、導入のハードルは高い。上司から業務の効率化を指示された社員Aさんは、そんなドキュメントスキャナを経費でオフィスに導入すべく、効果をレポートにまとめようとしていた。ドキュメントスキャナ導入記・第二回では、キヤノン「imageFORMULA DR-C225W」による作業と時間の効率化を検証していこう。

キヤノンのドキュメントスキャナ「imageFORMULA DR-C225W」

「imageFORMULA DR-C225W」はどのような効果が見込めるのか？

社員Aさんが着目したのは、キヤノンのドキュメントスキャナ「imageFORMULA DR-C225W」(以下、DR-C225W)による紙文書のデジタルデータ化だ。日々の紙文書をPCやスマートフォンで扱えるデータに変換することで、オフィスワークにおける資料検索の効率化を狙う。しかし、上司はその効果に疑問を持っているようだ。「DR-C225W」によって効率化される、業務上の作業と時間を立証することになったAさん。特別に上司の許可を取り、私物のPCと「DR-C225W」を社内に持ち込んでの検証が始まった。

Aさんは、上司からドキュメントスキャナによって業務時間の短縮と効率アップが実現することを証明するよう求められた

Aさん「営業のCくん、Dくん。時間があったら、ちょっと頼まれてくれないか。営業部長の許可は取ってあるから！」

「忙しいところ、すまない。ちょっと頼みが……」営業のCくんとDくんに協力を依頼するAさん

Aさんが検証するのはスキャン効率の違いの検証だ。昨今はドキュメントスキャナでなくとも、複合機のスキャナ機能を利用して、PDF文書やJPEG画像を作成できることが多い。そこで、「DR-C225W」と複合機を比較して操作手順や速度の違いを比較し、「DR-C225W」が効率的であることを示そうというのだ。

検証手順を話すAさん。Cくん、Dくんは真剣な表情で聞き入っている

Aさん「今週の業務に使うこの資料、Cくんはこのドキュメントスキャナで、Dくんはいつもの複合機でPDF化してほしいんだ」

Aさんの依頼を快く引き受ける営業の2人。頼もしい限りだ

Cさん、Dさん「Aさん、承知しました。私たちにおまかせください！」

今回、Aさんが用意したのは、業務で使用する書類300枚(B5サイズ100枚、A4サイズ200枚）。この書類を、Cくんはオフィスで共用している複合機で、Dくんは「DR-C225W」でスキャンし、PDFへと変換する。次ページでは、両者のスキャン方法を追いつつ、作業に要する時間を実際に調べてみよう。