続いて紹介するのは、都内某企業に勤務する営業職のBさんだ。取引先との商談や打ち合わせにiPadを活用している彼は、今回資料を手軽に取り込めるDR-C225Wを利用してみて手放せなくなったと語る。

タブレットとDR-C225Wの組み合わせは、ビジネスでも威力を発揮する

「もともとパソコンには詳しくなかったんですけどね。だから会社から営業ツールとしてiPadを渡された時は、正直どう使ったらいいのかわからなくて途方に暮れました(笑)。以前はExcelやPowerPointの文書を確認したりプレゼンに使うだけでしたけど、DR-C225Wを使ったら仕事の効率がかなり上がりましたよ」

BさんのDR-C225W活用法はこうだ。話題にできそうな新聞や雑誌の記事を見つけたら、すぐにスキャンしてEvernoteにアップロード。さらに名刺や社内で配布された資料も取り込んでいるとのこと。資料は内容に応じてEvernoteのノートブックやタグで分類できるよう、複数のお気に入りを使い分けているという。

Evernoteのアップロード先に応じて、複数のお気に入りを用意

お気に入りの「出力先」設定から詳細設定を使って、アップロード先のノートブックやタグを設定している

数あるお気に入りのうち、Bさんがもっともよく使うのは「取引先からもらった資料のアップロード」だ。彼はこれをスタートボタンに割り当てることで、ワンプッシュでスキャンからアップロードまで自動処理されるよう設定している。最近までiPadの使い方に悩んでいたとは思えないほどの活用ぶりだ。「まあ、同僚のアドバイスがあってこそなんですけどね」と彼は言う。

お気に入り設定の「オプション」から「ボタンの割り当て」に「スタートボタン」を設定(写真左)。本体のスタートボタン(写真右)を押すことで、割り当てたお気に入りが自動的に実行される

セットされた原稿が取り込まれ、スキャン結果が表示される。標準では「完了」をクリックするとEvernoteへのアップロードが始まるが、お気に入り設定の「オプション」からスキャン後の編集と追加スキャンを無効化すれば、一連の処理をノンストップで実行できる

Evernoteに自動アップロードされたスキャン資料(写真左)。同期が終了すればiPadでも確認できる(写真右)

資料の内容によって異なるが、Bさんがよく使う資料の場合、標準の取り込み設定である200dpiではA4モノクロの両面2ページ分で1～1.5MB程度の容量になると言う。150dpiなら、1MB未満とのことだ。Evernoteは無料でも利用できるが、その場合1ヵ月あたりのアップロード容量は最大60MBに制限されている。Bさんは容量を節約するため初めは150dpiでスキャンしていたが、OCRの認識精度に満足できなかったため設定を200dpiに戻し、Evernoteを有料のプレミアムアカウントにアップグレードしたそうだ。有料プランでは1ヵ月あたりのアップロード容量が1GBに増えるため、容量を気にする必要がなくなったとのこと。また資料の整理に時間を取られることがなくなり、そのぶん時間を効率的に使えるようになったという。

「スキャナとPCをケーブルでつなぐ必要がない点もいいですね。たまにPCを外出先に持ち運ぶことがあるんですけど、ケーブルの抜き差しって面倒じゃないですか。でもワイヤレスならケーブルは必要ないですし、置き場所も選びませんから。無線の接続は難しそうだと思っていましたが、意外とすんなり設定できました」

さらにBさんは、以前にも資料のデジタル化を試してみたことがあると語る。そのときはスキャナ機能付きの複合機を使っていたのだが、PCでスキャンしたあとiPadをUSBケーブルでつなぎ、iTunes経由で転送していたそうだ。あまりにも手間がかかるため結局は辞めてしまったのだが、ワイヤレスでクラウドと連携できるDR-C225Wなら手軽で作業も苦にならないと言う。

ここでBさんから聞いた「とっておきのワザ」を紹介しよう。取り込んだ資料を社内外のメンバーと共有する場合、お気に入り設定を使って複数のサービスに一括アップロードするといいとのこと。たとえば自分用にはEvernoteに、同僚向けにはSharePointに、外注スタッフ向けにはOneDriveやGoogleドライブなどのクラウドストレージにといった具合だ。お気に入りには最大3件までの出力先を指定可能で、ファイルをわざわざアップロードしなおす必要がない。もちろん、資料などの情報の共有については社内規定を遵守して行おう。

お気に入り設定の「オプション」から「出力の順番」の「＋」をクリックしたあと、「出力先」タブでそれぞれの出力先を設定する

作成したお気に入りをクリックするだけで、最大3つの出力先に一括アップロード可能だ

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今回は自炊ユーザーとビジネスユーザーの2人からDR-C225Wを試用した感想を聞いたが、いずれのケースも作業効率が大きく向上したようだ。これまでにドキュメントスキャナを使ったことがある人でも、あるいは初めて使う人にも使い勝手に優れたDR-C225Wをおすすめしたい。

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