私はこんな風に使ってる!! - キヤノン「imageFORMULA DR-C125」

続いて、実際にDR-C125を活用しているユーザーの声を紹介しよう。1人目は、都内の某企業に勤める営業職のAさん。取引先で人と会う機会が多い職種だけあって、名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリングエントリー3」を愛用しているとのことだ。

「とにかく検索が早いのが魅力ですね。名刺は何千枚(!)もたまっていますが、会社名や名前で検索すると、アッという間に結果が出ます。以前は名刺バインダーを何冊も持っていて電話番号を調べるだけでも一苦労だったんですけど、PCの中に記録することで、手間も時間もすごく節約できるようになりました。今ではずっと起動したまま使ってますよ」

Aさんは過去にも、スキャナを使って名刺のデジタル化を試みたことがあるそうなのだが、当時はOCRの文字認識精度が甘く、手動の修正が多くて大変だったとのこと(会社名/住所/氏名/部署/肩書き/電話番号/メールアドレスなど)。現在は、DR-C125と「やさしく名刺ファイリングエントリー3」を使うことで、ほとんど修正する必要がないという。

また、毎年11月ごろになると、名刺データのエクスポート機能が重宝するそうだ。「やさしく名刺ファイリングエントリー3」から住所録データをCSV形式などでエクスポート(出力)すると、Excelやハガキ作成ソフトへと一気にインポート(入力)できる。おかげで、年賀状の宛名印刷がとても簡単になったと話す。

Aさんにとってもう1つ欠かせない付属ソフトが、スキャンした文書を管理する「ファイル管理革命Lite」だ。配布された紙の資料はすぐにスキャンして、原本が不要な場合はその場で処分しているという。仕事上の資料だけでなく、取引先から送られてきたFAXやハガキ、出張時の領収書など、取り込めるものは何でもスキャンしているとのこと。

「保管するべきかどうかは考えず、紙の資料はとりあえずスキャンしています。ファイルの整理は、気が向いたときや時間のあるときにやればいいかなと。今は面倒だったり忙しかったりで、けっこう長い間放置していますが(笑)」

効率的な作業には整理整頓が大切とはよく言われるが、彼のスタイルはその真逆だ。資料をスキャンすることが大切で、ファイル(スキャンデータ)の整理はしなくてもいいという。その理由は、「ファイル管理革命Lite」の高速な文書検索機能にある。「CaptureOnTouch」でスキャン/保存したPDF文書には、OCR機能によって自動的に検索可能なテキストデータが追加されるため(追加しない設定も可能)、任意のキーワードを含む目的の文書を素早く見つけられるのだ。

「紙の資料やバインダー類がなくなって、机の上がとてもスッキリしましたよ。以前は総務や人事から机の上が汚いって怒られていたんですけど、今じゃヤツを見習えとまで言われるようになりました(笑)」

ほかにもA3書類の二つ折りスキャンを活用しているという。仕事で使うA3のカタログを折ってA4両面原稿としてスキャンし、ソフト側で自動合成してA3のPDFを作成するとのことだ。

そんなDR-C125をフル活用している彼から聞いた、ユニークなライフハックを紹介しよう。日常的に使う手書きのノートはミシン目入りのものを選び、書いたあとで切り離してスキャンするのだとか。それをEvernoteへアップロードすると、Evernote側のOCR機能を利用できる。文字がよほど崩れていなければEvernote側のOCRで正しく認識されるので、メモの中にキーワードだけをていねいに書いておくと、スキャンしたメモをEvernote上で検索しやすくなるそうだ。

コラム : オフィス文書とホチキス

紙の資料にホチキス(ステープラー)は付き物。複数枚の資料を作るとき、ホチキスで留める場面は多いだろう。だが、ホチキスで留めた文書は、スキャンしたりシュレッダーで処分したりするときに、ホチキスの針が邪魔になる。

ホチキスで留められた文書をスキャンするときは、ホチキスの針の部分だけを切り取ってしまおう。紙文書の角に欠けている部分があっても、そこには重要な情報はないだろうし(あると困るが…)、スキャン後のデータにも影響しない。欠けた部分は自動的に白地で埋められるので、原稿が白地の書類ならば、スキャン後の画像やPDFに違和感を覚えることはないだろう。スキャン後に処分する文書は、ホチキス針を抜かずに切り取ってしまったほうが手っ取り早い。また、金属製の針を使わない針なしホチキスもオススメだ。

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