ScanSnapをフル活用するデータ整理術(後編) - オフィスも家庭も自炊でも

続いて、家庭での具体的な活用例を挙げていこう。基本的な考え方は、とにかく何でもScanSnapでスキャンして、楽2ライブラリに登録しておくことだ。バインダにきちんと分類しながら進めてもいいし、面倒ならスキャンとデータ登録だけでもかまわない。時間があるときや気が向いたときに、未分類のデータをキャビネットやバインダに整理すればよいのだ。

年賀状も楽2ライブラリ パーソナルで簡単整理!

楽2ライブラリには、年賀状を管理する機能がある。専用の機能となっているため、はがきの裏表を同時に管理できるのだ。OCR機能によって、差出人の名前や住所などもテキスト化されるため、目で見て探すときもキーワード検索にも便利である。各種のはがき作成ソフトの住所録からCSV形式でデータを取り込み、名前にふりがなを振るといった処理も可能だ。

とてもユニークなのが、お年玉付き年賀はがきの当選番号を自動で調べてくれる機能。当選番号が発表された後、PFUのサーバーに当選番号がアップロードされるので、簡単に当選しているかどうかを調べられる。もちろん、年賀はがきに限らず、一般のはがきを管理することもできる。

公共料金の請求書や領収書を管理

しばらくは保管していても、たいていは捨ててしまう公共料金の請求書。ある程度まとまったときに見直すと、節約志向が高まるかもしれない。家計簿を付けている人は自分なりの管理方法があると思うが、家計簿を付けていなくても、1つの公共料金をざっと振り返るだけで意識は変わるものだ。

また、クレジットカードの利用明細やETCカードの利用明細なども、データ化して記録しておくと便利だろう。ETCカードの利用明細については、仕事で使う人はともかく、保管していない人のほうが多いのではないだろうか。ETCカードの利用明細では、いつ、どこを走ったかが分かるので「車で○○へ行ったのはいつだっけ」というのもすぐに思い出せる。

学校や子供の資料、CDやDVDもスキャン

学校から配布された資料は、見たら捨ててしまうことが多いと思う。確かに保存しておく必要のないものが大半だが、残しておくと便利な場合もある。年間行事の予定表などが代表的で(逆に捨てる人は少ないと思う)、遠足の資料なら写真と一緒に保管しておけば正確な記録になる。そのほか、子供が書いた絵、運動会のプログラム、夏休み予定表、給食献立表など、子供の記録としてデジタル化し、楽2ライブラリのバインダで保存してはいかがだろうか。

音楽CDやDVDビデオの表紙、歌詞カードなどを取り込んでおくのもよい。歌詞カードの場合、文字の背景に写真や模様があるとOCR機能でテキスト化できないこともあるが、単色なら文字データとして変換し、キーワード検索などに利用できる。

マニュアル類を楽2ライブラリでファイリング

製品の取扱説明書をWebサイトで公開しているメーカーもあるが、取扱説明書という書庫かキャビネットを作り、そこにすべてのマニュアル類をジャンル別に取り込んでおくと使い勝手が高まる。探す手間を省けるし、紙の説明書を保管する場所も不要だ。メーカーのWebサイトでPDF形式のマニュアル類が公開されているなら、そのままファイルとしてダウンロードして楽2ライブラリに登録できるため、そのつどWebサイトにアクセスして探す必要がない。

また、PCソフトのユーザー登録はがきなどに書かれている、シリアルナンバーをスキャンしておくのもおすすめだ。メーカーに問い合わせるときや、ソフトウェアを再インストールするときなど、必要なシリアルナンバーをすぐに見つけ出せる。

そのほか、新聞、雑誌、フリーペーパーのスクラップブックとしても、楽2ライブラリはうってつけだ。"紙"のままだと徐々に劣化してくるが、デジタル化しておけばいつまでも高画質のまま保存できる。

「ScanSnap S1100」で生活に関わる重要情報をバックアップ

「ScanSnap S1100」の大きな特徴の1は、堅くて厚手のプラスチックカードをスキャンできることだ。例えばクレジットカードをスキャンしておけば、紛失してカード使用を止めてもらうときなど、スムーズに連絡可能だ。また、通販サイトでカード番号を入力するときにも、カードの実物を用意する必要がない。そのほか、ETCカード、お店の会員カード、免許証、保険証など、重要な情報をスキャンしてまとめてバインダ化しておけば、紛失時などいざというときに役立つだろう。