ScanSnapをフル活用するデータ整理術(後編) - オフィスも家庭も自炊でも

レビューシリーズ前編となる
「ScanSnapをフル活用するデータ整理術(前編) - "自炊"も仕事もスマートに」
も合わせてご覧ください。

前回はScanSnapシリーズの特徴と管理ソフト「楽2ライブラリ パーソナル」の簡単な使い方を紹介した。「楽2ライブラリ パーソナル」は特に仕事データの管理で非常に便利だが、家庭でも想像以上に活躍する。紙の本をデジタル化する"自炊"ユーザーにも、大量のデータを視覚的に管理できるのは大きな利点だ。そこで今回は、オフィス、家庭、自炊の用途について、「楽2ライブラリ パーソナル」の活用方法を紹介していこう。

オフィスの書類をまとめて管理

見積書や提案書といった紙の書類を、バインダで保存しているオフィスは少なくないはず。書類をプリントアウトしたら、自分で整理しながらファイリングするので、片付けた場所を漠然とでも覚えており、後でもすぐに取り出せる。元データはPC内に保存してあるだろうが、内容の確認にファイルを開く必要があり、しばらく使っていないファイルだと保存場所を忘れやすい。

こうした日常的な問題も、楽2ライブラリで解決できる。実際のキャビネット(書棚)と同じように画面上でバインダが並んでいるので、見た目でも記憶でも分かりやすい。バインダの位置は自分で動かさない限り常に一定で、バインダの色を変えたり写真を貼り付けたりして、より見やすくできる。

法律上や社内の規定などで、書類の原本を保管しておく必要がある場合でも、デジタル化して楽2ライブラリで管理するメリットがある。検索機能が利用できたり、書類のコピーや印刷も簡単だ。実際のバインダから書類を取り出してコピーするより、楽2ライブラリから印刷したほうが手間がかからない。

WordやExcel、PowerPointのデータ、画像も管理可能

楽2ライブラリで管理できるのは、紙をデジタル化したデータだけではない。WordやExcel、PowerPointといったオフィスアプリケーションのデータ、携帯電話やデジカメで撮影した画像データなども、一緒に管理できる。こうしたデータを直接、楽2ライブラリに取り込めるので便利だ。

画像データは、メインのデータを補足する資料として有効に使える。ホワイトボードやプロジェクタのプレゼンテーションを撮影しておき(撮影不可の場合もある)、関連する資料とともに楽2ライブラリのバインダに保存しておくと、後から資料を見直すときに役立つ。