新型コロナウイルス禍・データセンターの舞台裏 事業継続を支えた人たち ―制度やプロセスをいちから見直した人たちと社内の反応―

縁の下の力持ち、日々の運営を支える －総務部門－

●経営企画本部 総務部 総務・調達グループ

「コロナ対策では、購買や改善施策に関してスピード感が求められます。一方で、価格、納期のバランスや、物事の大小など、何を重要視してどういう方向性で対応するのかその都度判断を行い、また社内でも複数の部署メンバーがそれぞれの意思、希望を持っていますので、そういった部分にも注意して調整をおこないました。また総務部門は誰かが出社している必要がある仕事ですので、メンバーの業務状況を確認しながら、シフトにも気を遣いました」

「技術部門の発注もオフィスの備品もすべて私たちのところで扱います。特に現場であるデータセンターの業務が遅延することは、何としても避けようと思いました。本社のオフィスで担当したことのひとつに、個々の席と席とを区切るための仕切りを、安価かつ設置が簡単で安全、もちがいいもの、という条件を念頭に手配したというものがあります。施工担当の方々や各部門のメンバーの力を借りて、なんとか設置できました。"バタバタ"という表現がぴったりの状況でしたが、みなさんの席に一斉に仕切りができているのをみて、ほっとしました」

• 会議室にも仕切りを設置

「アルコールや体温計などの衛生用品そして備品の確保、各種情報の社内への周知、申請用紙や申請方法の変更、株主総会や取締役会のテレビ会議方式での開催の準備などを担当しています。当初、備品はすぐに売り切れになってしまい、スピードと即時判断が必要だったのが大変でした。今回は在宅勤務が長期にわたり、多様な働き方を考えるきっかけになりました。また社員同士もしくは取引先の方々が今どんな状況下なのかを意識するようになりました」

• それぞれの会議室にもアルコールやペーパータオルなどをセット

●経営企画本部 総務部 法務グループ

「コロナ禍で在宅勤務をなさっているお客さまも増え、営業から"電子契約で業務を進めたい"と相談があった際に、法務としての見解をお伝えするなどの対応をしています。シンクライアントが用意され、遠隔から会社内のパソコンにアクセスできる環境がいち早く整ったことはとても印象的でした。そのおかげでわれわれ法務担当全員が、さまざまな業務を支障なくすすめることができていると実感する日々です。法務として、社内の法律相談や契約書案の作成・修正などの本来業務に集中することができているのは、会社のほかの部門のメンバーの協力あってこそだと思います」

「官公庁などの届出でデジタル対応していないものがあり、出社しての作業がどうしても避けられないことがありました。その一方で、作成した資料を社内で確認する際は、オンラインのミーティングで確認するのですが、当初は慣れなくて少し苦労しました。そのような苦労を経て、所定の期日に提出が間に合ったときには達成感がありました。また、働き方に在宅勤務というスタイルが加わったことから、情報の管理においてどういうところに気をつけなればならないか、などをみんながより一層意識するようになったと感じています」

●役員秘書

「以前は直接の会話で役員に説明をしていましたが、LINE WORKSの導入で、より相談しやすくなったという声を聞きます。相談したい案件は事前に作成した役員と関係者のLINE WORKSのグループに投稿して全員が一斉に資料を確認できるようにするのは、メールよりも敷居が低いようです。また総務の業務という観点では、代表電話の受けや郵便、宅配便の窓口など、毎日出社しないと対応できないことが多く、みんなで知恵を出し合って出社日を調整してきましたし、本当にこのグループはよくミーティングして案を出し合っていると思います」

総務部のメンバーは、会社の運営が止まらないように自分たちが支える、という覚悟で「縁の下の力持ち」として、全員で業務を推遂行してきた。そして在宅勤務の環境、制度に関しては本当にこの環境のおかげで仕事もスムーズにでき、とても感謝している、と語っていた。

「おかげさまで」、社内からの感謝の声

●企画室

「今回の新型コロナウイルス禍において、当社の対応は非常に早いと思います。出勤しなくていいという制度や環境がまたたく間に整ったというのは本当にありがたいです。今までの当社だったら許可されなかっただろうことも、みんなの健康が第一、命が第一、ということで、安心して働くための手段やルールがすぐに提示されました。小さな子どもや高齢者とともに暮らす身としては、感謝してもしきれません。現在私は育児のために時短勤務をしていますが、通勤に往復3時間かかるその時間も仕事に充てることができ、とても効率的に仕事ができています」

●営業本部 社会基盤営業部

「昨年生まれたばかりの0歳児がおり、感染に対して非常に不安でした。緊急事態宣発令の期間は保育園に行くことができず、自宅保育をしながら在宅で仕事をしていました。それができたのも、短期間で環境や制度を整えてくれたメンバーのおかげ。特急で環境を整えるために土日に作業をしたという話も聞きました。とにかくありがたいです。私個人の業務においては、4月から部署異動があり引き継ぎや新しいお客さまとのご挨拶の時期だったのに、お客さまと直接お会いすることができないケースが多く発生したことは少し残念でした。最近はお客さまとのオンラインでの打ち合わせも非常にスムーズです」

この連載の第1回、第2回の内容でもわかるように、新型コロナウイルス禍で、アット東京のトップの考えと発言すなわちアット東京の方針は揺るがず「家にいることが仕事、うつらないことが仕事、それがミッションクリティカルのため、お客さまのため」と言い続けたという。

会社のトップそしてマネジメント層が会社を守る、社員を守るということ、それが事業継続の根本であり顧客のビジネスを支える。そしてそれを実現するために努力する社員たちがいる。アット東京のデータセンターは、技術、営業そして管理部門一体となって、データセンターを運営し顧客のビジネスを支えているのだ。

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