コロナ禍を経て大きく変わった「電話」のあり方 -クラウドPBX 「Zoom Phone」がもたらすメリットとは

デジタル変革には固定電話の刷新が不可欠

千代田化工建設はプラントの建設を事業として展開する総合エンジニアリング企業である。みなとみらいに本社を構え、グローバルに多数の拠点を展開。売上高は3,000億円超、売上比率は海外が6割を占めるグローバルカンパニーだ。

同社は現在、千代田DXビジョンとして「4つのデジタル変革を実現し、新しいリーディングエンジニアリングカンパニーを目指す」ことを掲げている。

そのための4つの基本戦略の1つとして「コーポレートデジタル変革」があり、「人材管理の高度化」「コーポレートビジネス・マネジメント」「コラボレーション環境」という3つの軸で変革を進めている。

今回、登壇した新長氏は、ITマネジメント部 コーポレートICTセクションでインフラをメインで担当しており、まさにコーポレートデジタル変革を推し進めている人物といえる。

• 千代田化工建設株式会社　ITマネジメント部 コーポレートICTセクション　新長 英年 氏

「今回、コーポレートデジタル変革の3つの軸のうち、コラボレーション環境の変革の一環としてZoom Phoneを導入しました」（新長氏）

千代田化工建設は2020年、海外や各拠点での多様な働き方を実現するために「八策」を設定。八策には「紙媒体の廃止・電子化」や「クラウド化の推進」といった方針に加えて、「コミュニケーションツールの活用」が打ち出されており、固定電話の刷新はその施策の1つであった。

もともとデジタルワークプレイスを推進していた同社は、コミュニケーションツールをすでに導入済みでWeb会議には困っていなかったという。それでも固定電話の刷新に取り組んだのは、社内の電話機4,000台を含むUCaaS(Unified Communications as a Service/電話やメール、チャット、Web会議などのコミュニケーション手段を統合するサービス)のEOL(End Of Life/耐用年数の終了)を課題としたからだ。

それに加えて、ロケーションフリーで使えることや、社内から「電話番号を変えたくない」という声が挙がっていたことも踏まえて電話製品を調査した結果、導入したのがZoom Phoneだった。

「社用の携帯電話を導入するのが一番楽ではあったのですが、コストが高すぎてメリットに見合いませんでした」（新長氏）

より良い働き方とコスト削減を実現するために、Zoom Phoneを選択

導入スケジュールには約4ヶ月間をかけた。特に時間をかけたのは最初の検討フェーズだ。社員が「働いている」とはつまり「PCを開いている」ということ。そこから、「PCを電話として利用」する方針を決定し、製品の選定に入った。

競合製品とも比較検討したが、機能面でいえばほぼ差はなく「どれを選んでも甲乙つけがたく、もはや趣味の世界というレベル」（新長氏）だったという。そこで新長氏は一般的な電話に求められる機能から評価項目を設けて、詳細に製品を評価していった。

価格や導入のスケジュールはもちろん、製品・ソリューションの将来性、UI/UX、BCP対策や通話品質、海外利用の可否など数十を超える項目で評価を進めた結果、「メインで使用しているコミュニケーションツールがダウンした際のBCP対策が必須」であること、「シンプルなUIでユーザーに早期定着」できること、そしてコミュニケーションツール専業メーカーであるZoom社の「将来性に期待」したことが決め手となり、Zoom Phoneの導入に至ったという。

Zoom Phoneではユーザーの業務影響を最小限に抑えるため、電話番号を変更せずBYOC(Bring Your Own Carrier)を採用。社内でもフリーWi-Fiを活用してBYOD((Bring Your Own Device)のモバイルから利用できる仕組みを整えた。

Zoom Phoneを導入した結果、さまざまな効果が生まれているという。

まず、外線電話がロケーションフリーとなり、調達部や秘書室など出社が前提だった部署が在宅勤務可能になった。電話応対に縛られることなく、より良い働き方を選べるようになったのだ。

さらに5,000台近い固定電話がなくなったことで、億単位のコスト削減にもつながった。また、ひとり1番号配布によって電話の取次業務がなくなり、社員がより業務に集中できる環境も実現できたという。

Zoom Phone導入の大きな目的の1つであったBCP対策は、メール・チャット・ビデオ会議・社内SNSなどで使用しているメインのコミュニケーションツールから電話を切り離すことによって実現した。今後はメインのツールで障害が発生した際の業務停止時間を最小限とするために、Zoom Meetingの追加も視野に入れていると新長氏は言う。さらに、社内の通話料課金システム廃止や運用コストの削減を目指すため、Zoom Phone BYOCからNativeへの切り替えも検討しているという。

Zoom Phone導入で加速する同社のコーポレートデジタル変革は、今後もさらに続きそうだ。

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