社内の声を集約した完成度の高いインターフェース

もともと社内から集まった課題を解決するために誕生したツールであるため、ユーザー目線を第一とした機能が多数備わっており、UI（ユーザーインターフェース）の完成度も高い。こうした優れたインターフェースも、グループタスク リマインダーサービスならではの長所といえる。

たとえば依頼の実施者の画面では、タスクは「ふせん」のような形で表示され、期限の近いものから赤、黄色、緑、青と分かりやすく色別に分類される。依頼はすべてここに集約されており、ふせんをクリックすれば依頼の内容に飛べるので、依頼内容を確認するためにいちいち管理部門からのメールやイントラサイトを検索する必要もない。

自分が処理すべきタスクが1カ所で確認できることで実施者の意識改革も促され、期限内に依頼を実施することが習慣化されるといった効果も期待できる。

  • 自身のタスクが視覚的に認識でき、能動的な対応を促すことができる

また、依頼の発信についても同様に考え抜かれたインターフェースとなっている。依頼には規定のフォーマットが用意されており、職位、属性、名前などの宛先についても検索やツリー方式ですばやく決定できる補助機能が搭載されている。過去の依頼文を参照したり、メーリングリストを探したりする必要がなく、スムーズかつ誰でも簡単に依頼発信が可能だ。

さらに、たとえば人間ドックの受診状況や福利厚生に関する依頼、予算管理といった、従来は個別のメールで連絡していたような秘匿性の高い依頼については、発信者と実施者だけが見られる「秘匿依頼」という形で作成できるので、どんな内容であっても安心して依頼できる。

この他にも、現場のさまざまなニーズをすべて集約し、体現したような細やかな配慮が備わっており、まさに依頼の発信者にとっても実施者にとっても「馴染みやすい」と感じられるソリューションだ。開発後、日立ソリューションズ社内ですぐに浸透したのも、この馴染みやすさが大きなカギだったといえるだろう。

業務効率化だけでなくコンプライアンス強化にも寄与

では、このグループタスク リマインダーサービスの導入により、組織にはどれほどの変化が表れるのか。前半部分で、日立ソリューションズ社内での依頼実施率が劇的に改善したと述べたが、効果はそれだけではない。

たとえばアンケートの依頼の場合、従来のやり方では回答が期限の間際に集中する傾向があったというが、グループタスク リマインダーサービスでは依頼の直後に回答が集まる傾向に変わったという。

これは、課長や部長といった管理者がタスクの実施状況を把握して、より早くフォローが行えるようになったことや、実施者にとってタスクの期限が分かりやすくなったこと、さらにタスクの確認がしやすくなり、気持ちの面でも手を付けやすくなったことが理由としてあげられるだろう。

  • 依頼が来たらすぐに対応する、という意識改革につながっている

タスクの実施率や実施スピードが早くなるということは、業務の効率化はもちろん、コンプライアンスの強化にもつながる。この点は、GRC（ガバナンス・リスク・コンプライアンス）の管理という観点からも見逃せないポイントだ。

なぜなら、各種ルールや施策の策定、監査・監視といった点には対応できても、社内ルール遵守のための教育や、新型コロナウイルス感染症対応の周知徹底、人間ドックの申込みといった部分がホワイトスペースになってしまいがちだったからだ。こうしたコーポレートガバナンス体制の補完としても、グループタスク リマインダーサービスは有用であり、組織にGRCを多種多様な働き方の中で周知徹底し定着させるためにも役立つソリューションといえる。

タスク管理を超えた「タスク構造管理」の実現

もちろん、サービスのアップデートにも積極的に取り組んでいる。2022年1月18日には、グループタスク リマインダーサービスに新たにリサーチ機能とロール機能を加えた、プレミアムプランの提供を開始した。リサーチ機能は簡易アンケートの生成や資産（リソース）の棚卸しが可能な機能であり、ロール機能は社内共通の役割（部署を横断した“委員会”など）を持ったユーザーをWeb上で効率的に管理できる機能である。こうした機能を駆使すれば、より効率的かつ確実に依頼管理が可能になり、無駄な時間コストや管理コストの削減につながるだろう。

管理部門にもDX推進が求められる昨今。これからは、タスク管理ではなく“タスク構造管理”――それが、グループタスク リマインダーサービスのもたらす価値であり、ニューノーマル組織への第一歩だ。社内への依頼発信・進捗管理の業務に課題を感じている方には、管理部門のビジネスに新たな革命をもたらすグループタスク リマインダーサービスをぜひおすすめしたい。

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