ファイルサーバーから脱却! 「Dropbox Business」をマイナビニュースで使ってみた

システム管理者が実際に使ってみたDropbox Businessの有用性

マイナビニュースシステム管理者代表W

現場担当者の声を紹介してきたが、続いてはシステム管理者代表のWが感じたDropbox Business導入について聞いてみた。

ファイルサーバーからDropbox Businessに移行してみて、まず感じたメリットは「容量管理の手間や運用コストの削減」だとWは話す。前述のとおり、マイナビニュースではドキュメントだけでなく写真や動画ファイルも多く扱うため、ファイルの容量が一気に増加するケースが少なくなかった。容量が圧迫されるたびに利用者へ不要なファイルの削除を呼びかけてきたが、容量無制限であるDropbox Businessの導入でそうした管理の手間が減ったという。また、サーバーなどを別途用意する必要がないので、導入コストを低くおさえられるのも魅力だという。

さらに、自動バックアップ機能もシステム管理者にとっては便利な機能だ。Wは、「たまに誤って削除したファイルの復旧が必要となることがありましたが、その際にはファイルのサルベージ作業が必要となり、かなりの工数がかかっていました。Dropbox Businessであれば自動的にバックアップされているので、復元が容易です」と話す。

「ファイル履歴を表示」でバックアップされたファイルを復元することが可能だ

Dropbox Businessならではの「管理者権限の階層化」は、管理者権限を、管理者とメンバー全員のタスクを管理できる「チームの管理者」と、メンバーのアカウントの管理を行う「ユーザー管理者」、パスワードリセットなどでメンバーをサポートする「サポートの管理者」の3つに分けることができる機能だ。

この機能についてWは、「システムを管理する立場からみて、かなり使い勝手が良いです。3つの異なる役割を各担当者で分担できるようになり、管理効率がアップしました。ただしDropboxへの移行時に、ファイルサーバーのフォルダ構成からDropbox Businessに向いた浅くフラットなフォルダ構成へと再構築する必要があり、その作業が少し面倒でした。部や課ごとで分けた移行用のチームフォルダを作成した後、データをDropbox Businessに一時的にコピーし、クラウド上で移行後を踏まえた構造に移動するなど工夫しました」を語る。

管理者を3種類に分けられる「管理者権限の階層化」

Wは管理効率に加え、管理のしやすさもDropbox Businessの長所として挙げる。「操作ログが残るので共有フォルダのアカウントに対する作業が減ります。ファイルの検索性が良く、管理中にはじめて見るようなフォルダでも全体を把握しやすいです」

*　　*　　*

このようにファイルサーバーをDropbox Businessに置き換えることで、現場の人間やシステム管理者の負担を減らし、大幅な業務効率化につながることがお分かりいただけただろうか。また、業務効率化による残業時間の短縮で残業コストの削減、ハードウェアへの投資コスト削減などといった、コストダウンも実現可能だ。

ファイルサーバーの運用に頭を悩まされている人には、“クラウドストレージをファイルサーバーの代わりに使用する”といった新しい選択肢についても一度考えてみてほしい。