交通費や経費の精算は立場や部門に関わらず、経営層から一般社員までの全社員が“当事者”として関わる事務処理だ。しかしいまだに、紙やExcelといった、アナログでの承認フローから脱却できない中堅・中小企業も多いのではないだろうか？そこで本稿では、12の経費精算に関する項目を用意したので、自社の経費精算が非常に手間がかかっている、あるいは、疑問や不満がある方はまずチェックしてみてほしい。
自社の経費精算やフローはどうだろう？いくつ当てはまる？
- 紙・Excelをやめたい
- 定期区間が控除されているかチェックが大変
- 経路金額のチェックが大変（路線検索サイトで、都度、申請された金額をチェックしている）
- 会計システムへの手入力が大変
- 承認が止まっている
- 交際費も管理したい
- 承認ルートが形骸化していて、問題含みの申請が上がってくる
- 出張の事前申請が大変
- 日当・宿泊費が複雑
- 仮払金の申請・精算が大変
- 海外出張精算のレート計算、手当の計算、課税・非課税等の判別が大変
- 立替金・仮払金をやめたい
上記項目に3つ以上該当する方は、大幅な業務効率改善を図れる余地がある。今すぐ改善策をチェック。
しかし、アナログな承認フローからの脱却といっても、経費精算システムの導入は全社員に関わるため経理部門以外への配慮が必要だ。たとえば、「新しい手順を覚えるのが手間」、「楽になるのは経理部門だけでは？」、「システムを介した承認は手間」といった誤解も招きかねない。経費精算システムを導入し、十分な導入効果を上げるためには、経理部門にメリットをもたらしながら、社内のすべての利用者に大きなメリットをもたらすソリューションが不可欠だ。そして、こうした問題を解決するソリューションが1,000社以上の導入実績（2015年9月）を誇るクラウド型経費精算システム「楽楽精算」だ。
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楽楽精算の恩恵とは - 経理部C氏が抱えるストレス：多大な会計ソフトへの入力負荷
【Episode】
「疲れた・・・」会計ソフトへの入力作業を行っていた経理部のC氏は、ため息をついた。経費精算のデータが各部門から集まって初めて、集計や仕訳作業が始まる。毎回のこととは言え、手作業での対応では時間がかかってしまう。その上、対応が完了したデータをさらに会計ソフトに手入力しなければならないため、相当な手間だ。「でも仕方ないよね・・・」ため息の後で、また入力作業を継続するC氏。
【解決】
楽楽精算は、ほとんどの会計ソフトとの連携が可能だ。また、申請時に自動で勘定科目や税区分の仕訳がされるよう設定ができるため、経理担当者の大きな業務負担となっている集計・仕訳・会計ソフトへの入力の作業を大幅に削減でき、経理業務の効率化が実現できる。そのおかげで、精算に関わるC氏の作業も大幅に削減された。「楽楽精算は、FBデータ作成もサポートしているので振込も楽になった！」今日は定時に退社できそうなC氏だった。
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