栃木の社会保険労務士法人がAI-OCR＋RPAで月間1100時間を削減

社会保険労務士法人として各種経営コンサルティング、給与計算代行、企業向け研修・教育などを行う、栃木県那須塩原市に本社を置くTMC経営支援センター（以下、TMC）は、NTT東日本栃木支店とともに、今年2月からAI-OCRとRPAによる業務改善のトライアルを開始した。

栃木県那須塩原市のTMC経営支援センター本社

NTT東日本は今年の1月、AI-OCRを提供する「AI inside」と業務提携を行い、OCRサービス「AIよみと～る」と、RPAソフトウェア「WinActor」に遠隔サポートを付与した「おまかせRPA」を提供すると発表している。

今回のトライアルは、TMCに両サービスを導入し、既存の社会保険システムとの連動による業務効率化を目的として行ったもの。

TMCでは、業務効率化に向けRPA導入を以前から検討しており、NTTグループが提供するWinActorについても、イベントなどを通じて情報を得ていたという。

「1-2年前からRPAには関心がありました。いろいろなソフトの情報を集めながら、どういう業務に利用できるのか、ある程度目星をつけていました。そんなときにNTT東日本さんからRPAソリューションを紹介され、OCRとセットで利用できるというお話だったので、トライアルに参加することにしました」と、TMC経営支援センター/社会保険労務士法人TMC 代表取締役社長の葛西美奈子氏は、トライアル参加の背景を説明する。

TMC経営支援センター/社会保険労務士法人TMC 代表取締役社長葛西美奈子氏

同社がRPA化したのは、入社・退社に伴う社会保険の加入や変更の手続。これらは、とくに条件による作業分岐がほとんどないためRPA化しやすかったという。また、処理量が多いことも理由の1つだったという。

TMCが契約する企業はおよそ1,500社。入社・退社に伴う社会保険の加入や変更の手続は、毎日65件ほど発生していたという。

「入社、退社による変更処理は平均すると1日65件程度発生しています。それをもとに電子申請を行いますが、処理には早いもので4日程度、遅い場合だと14日くらいかかります。毎日申請していきますので、処理中のものが溜まっていき、申請中のものは常に600件ほどあります。ただ、処理が完了しても役所からの連絡はありません。そのため、毎日処理が完了しているかを1件ずつ問い合わせ番号を入力して確認する必要があります。その時間は1件あたり1分ほどかかります。また、完了したものは書類をダウンロードする必要があり、その処理に1件あたり3分ほどかかります。さらに、処理が完了した場合は、そのことをお客様にメールでお知らせする必要があります」と葛西氏は、入社・退社に伴う社会保険の加入/変更手続の負荷が高いことを説明する。

とくに4月は入社する人が多く、処理量は通常月の3倍程度になるという。さらに7月には4、5、6月の給与をベースにした社会保険の算定基礎届の処理もあり、2月から開始したトライアルには、4月以降の繁忙期にRPAを活用したいという狙いもあった。

「トライアルということでしたが、本番で利用するつもりで導入していました。60点レベルのものが作成できたら、まずは本社で利用し、エラー対応するなどシナリオを改善して全社導入を図り、1つ1つ展開していきました」（葛西氏）

トライアルは2月11日からスタートしたが、4月の繁忙期には、完成したロボットをフル活用していたという。