Evernoteとの連携で「簡単検索」を実現

スキャンするのはいいのだが、そのあと面倒なのが「整理作業」だ。画像ファイルとして持っていても、そのあとの活用はしにくい。日時や件名など、自分が分かりやすい内容で整理しておかないと、いざという時にすばやく情報を引き出すことができない。だが、この整理はとにかく面倒。時にはスキャンより時間がかかることも珍しくない。

だが、ScanSnap×Evernoteなら、その点はバッチリだ。ScanSnapには、スキャン後にデータを各種アプリケーションへ簡単にアップロードできる連携機能がある。Evernoteはこの対象となっていて、設定さえしておけば、「Scan」ボタンを押して読み込むだけで、自動的に保存してくれる。要は「でっかいノートに書類を挟み込んでいく」ようなものだ。こちら側ではそれ以上のことを気にしなくていい。

「ScanSnap Manager」の設定で「クイックメニューを使用する」にチェックを入れておけば、スキャン終了時に「クイックメニュー」が表示される。「ドキュメントをEvernoteに保存」を選ぶことで、Evernoteにスキャンしたファイルをアップできる

スキャンしたファイルがEvernoteにアップロードされている

それじゃあ、あとから書類を探す時に面倒なのでは?……。いやいや、そうではないのだ。Evernoteには、整理を助けてくれる色々な機能があって、それがScanSnapの価値をさらに高めてくれるのである。

特に大切なのが「文字認識機能」(OCR)だ。Evernoteに挟み込んだ画像データは、ネットワークの向こうにあるEvernoteのサーバーを使い、解析されて「文字情報」が付加される。これは、Evernote内で文書を探すために使う。Evernoteの検索窓に「探したい文書に関する単語」を入れてやれば、その単語が含まれる文書がピックアップされる、という仕組みだ。文字認識の精度は100%ではない。でも、それでも十分。なにしろ、きちんとしたクオリティでスキャンされた「画像」そのものがついているので、詳細はそちらを見て確認すればいい。印刷された文字なら、それほど間違うことなく文字認識されるので、検索用の機能としては十分に実用的だ。「適当に放り込んでおいても検索で見つかる」のが、EvernoteとScanSnapを組み合わせて使う最大のメリットなのである。

Evernoteの検索窓にキーワードを入力すれば、その語句が使われているファイル一覧が表示される。Evernote内に大量のデータがあっても目的のファイルを探しやすい

また、Evernoteを活用するならば、断然「Evernoteプレミアム」がオススメだ。1カ月でアップロードできる容量が1GB（無料版は60MB）に増える点や、前述の文字認識機能が無料版はJPEGのみなのに対して、プレミアム版はPDFファイルも対象になるからだ。枚数の多い書類などをスキャンしてPDF化すると容量が重くなりがちだが、プレミアム版ならばあまり気にする必要もない。また、いざ必要となった時でも目的のPDFファイルをテキスト検索ですぐに見つけ出すことができるのだ。

実際に使う場面を思い浮かべてみると、まず、ビジネスシーンでは色々な書類を使う。カタログからプレゼン資料、表形式のものまで、書式は必ずしも統一されていない。それを自分自身で分類する(しかも継続する)のは大変だが、「ボタン一発」＋「検索一発」という形で使えるなら、手間はかからない。頭と時間は仕事に使い、面倒はScanSnapとEvernoteに任せる、というのがオススメの使い方だ。また、所有しているスマートフォンにEvernoteアプリを導入しておけば、外出先や出張の移動中でもデータ閲覧ができる。まさに「いつでも、どこでも」を実現する環境が整うのだ。

このように、あらゆる書類をScanSnapで取り込みEvernoteで管理できるのが理想だが、いきなりこのレベルで活用するのは敷居が高いと思う方もいるだろう。そんな方なら名刺の取り込みから始めてみてはいかがだろうか。一度お会いして名刺交換をしているのに、二度目のアポの際に相手の所属部署を忘れてしまった……ということはよくある。そんな時にスマートフォンなどからEvernoteにアクセスし、名刺を確認できればなんとも心強い。

もちろん、ビジネス以外でもこの黄金コンビは活用できる。学校や自治体からきた資料、家電のマニュアルや保証書のコピー、レシートなど、散逸しやすい「紙」を片っ端からスキャンし、原本は押し入れにでもしまうようにすれば、リビングもすっきりと片付く。

それにもう1つ、ScanScanにはいい点がある。それは「Evernote以外で使いたい」時に便利であることだ。たとえば、写真などできるだけ高画質でスキャンしたい時には、目的に応じてスキャンの設定をカスタマイズできるし、スキャンしたデータをマイクロソフトのWordやExcel、PowerPoint文書に簡単に変換することもできる。当然のように思われるが、これはかなり重要なことだ。付属アプリケーションがよくできていて、設定をワンクリックで切り替え、スキャン作業が行える。「なにかだけの専用機」にならず、さまざまな用途に使えて、しかもそれを複雑な操作なしで簡単に活用できるのが、ScanSnapのもう1つの価値なのである。

さまざまな書類を素早く簡単にデジタル化するScanSnapと、優れたデータ整理が行えるEvernoteを組み合わせることで、机上にたまった書類を減らすだけにとどまらない、本当に有益な情報整理を実現するのである。

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