「返信が遅くなり申し訳ありません」で始まる謝罪メールの書き方は? (1)

ビジネスシーンでは、ほとんどの場合メールにてやり取りを行います。

1日に何十から何百件というメールが来る中で、メールの見逃しや、「確認はしたが、後回しにしていたらうっかり忘れてしまった」という経験をしたことがある方も多いでしょう。

そんな時は、先方に対して真っ先に返信が遅れたことを謝罪する必要があります。

本記事では、最低限のマナーとなる返信が遅れた場合の謝罪メールの書き方や、英語でのメールの書き方について、解説します。

メールの返信が遅くならないようにすべきこと

取引先からきたメールは、なるべく早く返信をすることが社会人としての鉄則です。しかし、ついつい仕事に追われてしまうと、返信が後回しになってしまったり、見落としたりといったミスが起きてしまいます。

まず、そもそもメールの返信が遅くならないようにすべきことを解説します。

メールの返信忘れを防ぐ手段として、メールチェックする時間を決めるという方法があります。仕事に追われると目の前の仕事をこなすのが精一杯で、ついついメールの確認が遅れてしまうことがあります。確認をしても仕事をしながらだと、つい返信を後回しにしてしまいがちです。

そのため、時間を決めてメールの返信をすることをルーティーンにしましょう。おすすめは朝の始業前に、メールを未読のメールをすべて確認することです。始業前であれば仕事に追われることなく、メールを確認することができます。

また確認したメールをもとにその日にどのような仕事をこなすのか、1日の計画を立てることができます。少し朝早く起きる必要がありますが、早起きに慣れてしまえば案外起きられるものです。

仕事に追われてメールの返信を忘れてしまうという方は、一度試してみるといいでしょう。

仕事をしていると、「メールは確認したものの返信を後回しにしていたら、いつのまにか返信を忘れてしまった」という経験がある方も多いのではないでしょうか。

また、場合によっては上司に確認をとるまで返信ができないといったケースもあるでしょう。

そんな方におすすめの方法が、To doリストを作るという方法です。

メールを確認し、その時に返信ができない内容だった場合などは、そのメールに返信することをリストに記入しておきましょう。そうすることで、時間が経ってもメールの返信忘れを防ぐことができます。自分のやるべきことが可視化されはっきりするので、仕事の効率を上げたい方にもおすすめです。

出張でしばらく返信ができない場合は、前もってそのことを取引先に伝えるようにしましょう。もしくは、メールの自動返信の設定を行い、今すぐに返信できないことを伝えるようにしましょう。

メールがたまりがちの出張終わりの出社初日は、始業時間よりも前に出社し、先にメールの確認を済ますようにしましょう。