新入社員のためのビジネスメール術

――ビジネスメールの基本的な定型は?

メールを書くときは、「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」「詳細」「締めの挨拶」「署名」、以上7つのパーツをきちんと入れましょう。この定型だけ覚えていれば十分です。多くの人がこの順番に書いており、1つでも欠けると違和感があります。それぞれどのようなバリエーションがあるのかを理解することが大事です。

■1.宛名
社外に送る場合、相手の会社名、部署、役職が分かるときは、「株式会社●●(会社名)、役職、フルネーム＋様」。ここまで書くと丁寧な印象を与えます。社名や部署、役職がわからない場合は、「フルネーム＋様」。やりとりが活発になってきたら、「名字＋様」でも十分です。もっと近い間柄になっていくと、さん付けにすることもあります。段階に崩すことができることも知っておいた方が良いと思います。崩すタイミングとしては、相手が崩したら、それにそろえる。例えば、相手が「名字＋さん」としてきたら、こちらも「名字＋さん」にするというイメージです。

■2.挨拶
基本的には「お世話になっております」。初めて自分からメールを送るときは、「はじめまして」「お世話になります」とすることもできます。ただし、自分が今までに直接やりとりがなくても、会社として事前に仕事をしたことがある場合は「お世話になっております」としても問題ありません。

■3.名乗り
自己紹介の部分では、相手の不信感・不安感を払拭すべきです。自分が何者であるかがわかるように、「社名＋名前」というふうに名乗りをしっかり書くようにしましょう。

■4.要旨
続いて、「何の件で連絡したのか」という要旨が必要になります。これがなければ、依頼がしたいのか、質問したいのかなど、どのような意図で連絡してきたのかを相手が理解できません。また、要旨がないと情報が小出しで、すべて読まないと全体像がつかみにくく、読み手にとって負担になってしまいます。「私が伝えたいのはこういったカテゴリのことですよ」といった、簡潔な説明を書きましょう。

■5.詳細
詳細は、6W3Hを目安に情報の抜け漏れがないように。ただし、情報が多すぎても読みづらい。相手にとって必要な情報が何かを考えて間引くことも大切です。メールを受け取った相手が聞きたい情報を過不足なく入れておくと、やり取りが少なくて済みます。

■6.締めの挨拶
検討をお願いするなら「ご検討よろしくお願いいたします」、確認をお願いするなら「ご確認のほどお願いします」など、最後に何をお願いするのか、念押しを書きましょう。

■7.署名
署名には、下記7点の情報を書きます。