Outlookアドインで機能を拡張

次に、Office Live MeetingのOutlookアドインをインストールしてみよう。

MicrosoftのWebサイトより、「Microsoft Office Outlookの会議アドイン」をクリックする(図22)。自分の環境に従って、ふさわしいほうの「同意してアドインをインストールする」を選んでクリックする(図23)。

図22 「Microsoft Office Outlookの会議アドイン」をクリック

図23 「同意してアドインをインストールする」をクリック

ダウンロードしたファイルをダブルクリックすると、アドインのインストールが行われる。続いて、Outlookを起動し、図24のようなダイアログが表示されたら、[はい]ボタンをクリックする。再起動を促すメッセージが表示されるので、[OK]ボタンをクリックして、Outlookを再起動する(図25)。

図24 Outlookを起動し、このようなダイアログが表示されたら、[はい]ボタンをクリック

図25 [OK]ボタをクリックして、Outlookを再起動する

再起動したOutlookには[会議]メニューなどが追加されている(図26)。はじめに、[会議]メニューから[ユーザーアカウント]を選択する(図27)。すると、図28のようなダイアログが表示されるので、[接続のテスト]をクリックして、テストを行う。「Live Meetingログイン情報が正しく認識されました」と表示されたら[OK]ボタンをクリックする(図29)。さらに、元のダイアログに戻って、[OK]ボタンをクリックし、ダイアログを閉じよう。

図26 Outlookに、[会議]メニューなどが追加される

図27 [会議]メニューから[ユーザーアカウント]を選択しよう

図28 ダイアログが表示されるので、[接続のテスト]をクリック

図29 「Live Meetingログイン情報が正しく認識されました」と表示されたら[OK]ボタンをクリック

アドインを追加すると、Outlookからミーティングの予約と招待メールの送信ができるようになる。ツールバーの[Live Meetingの予約]をクリックしよう(図30)。宛先や日時を設定して、招待メールを送信する(図31)。さらに、会議アドインを追加したOutlookでは、「スケジュールアシスタント」を使ってミーティング日時を調整したり、参加者と発表者を選別したりすることが可能である(図32)。

図30 [Live Meetingの予約]をクリックしてみよう

図31 メールの作成画面が表示され、Outlookでミーティングの設定と通知を行うことができる

図32 「スケジュールアシスタント」を使ってミーティング日時を調整できる

このように、Office Live Meetingは、現在使っているOutlookを拡張する要領で、Web会議のスケジューリングや実施を行える。地方の支店やリモートで働く社員を抱えている企業にとっては、一度検討しておきたいツールではないだろうか。