【Microsoftクラウド体験記】OutlookからWeb会議! 業務革新への準備を開始

「Microsoft Office」は、誰もが使ったことがあると言っても良いオフィススイートの定番である。日々の業務にMicrosoft Officeが欠かせないという人も多いだろう。そんなMicrosoft Officeとの親和性が高いオンラインのコミュニケーションツール、グループウェアが「Microsoft Online Services」だ。

本企画ではそのMicrosoft Online Servicesを実際に導入し、同サービスが業務効率向上にどのように寄与するかをレポートしている。筆者のパートでは、Microsoft Online Servicesの中でもWeb会議ツールの「Microsoft Office Live Meeting」と「Microsoft Office Communications Online」にスポットを当てて、その効果を試していく予定だ。

執筆者紹介

小山 文彦(KOYAMA Humihiko)
- ゴーガ 代表取締役

コンピュータ関連出版のインプレスにて、オンラインソフト紹介「サイト窓の杜」の編集デスクを担当。2,000本以上のソフトウェアレビューを経験する。

その後、富士総合研究所(現みずほ情報総研)で、自社サイトやみずほ会員向けサイトの企画運営に携わる。みずほのシステム会社統合にあたり、極めて短期間でのサイト統合を成功させる。みずほフィナンシャルグループ瑞朋会会員。A型のうお座。

1回目となる今回は、Office Live Meeting/ Office Communications Onlineによる業務改善に向けた準備作業として、「Office Live Meeting」でWeb会議を行うためのセットアップをご覧いただく。「Microsoft Office Outlook」との連携方法にまで触れているので、ぜひ参考にしていただきたい。

なお、Microsoft Online Servicesの登録や初期設定については、こちらの記事を参照してほしい。

「Office Live Meeting」を使ってみよう

それでは、さっそく「Office Live Meeting」を使っていこう。「Microsoft Online Services」のサインインアプリケーションを起動して、[Web電話会議]をクリックしよう(図1)。すると、Webブラウザが起動し、Office Live MeetingのWebページが開く(図2)。

まず、ミーティングの予約を行ってみよう。ページの左上にある「ミーティングを予約」をクリックしよう(図3)。次のページでミーティングの参加者や発表者のメールアドレス、日時などを設定する(図4)。必要事項を設定したら、下の[招待状の送信]ボタンをクリックしよう(図5)。招待されたユーザーには、図6のような招待メールが届く。

続いて、招待メール受け取った場合に、Web会議に参加するまでの手順を紹介しよう。このメールをMicrosoft Office Outlookで受信している場合、メールの上に[承諾]や[辞退]といったメニューが表示されるので、[承諾]をクリックする(図7)。すると、Outlookの予定表には、ミーティングの予定が加えられる(図8)。なお、このとき招待状を送信したユーザーの予定表にも、ミーティングの予定が追加されている。