エントリをフォルダ分けで管理する

カレンダーと検索ボックスを利用していると、あえてフォルダ分けしなくても簡単に目的のエントリが探し出せる。しかし、それでもフォルダ分けの管理にも便利な面がある。もちろんJournlerでもフォルダを作成してエントリを分類することが可能だ。

左ペインの下にあるフォルダリストには、デフォルトでルートとなる「Journal」フォルダと「Trash」フォルダがあり、自由にフォルダを作成していくことができる。

フォルダのさらに下層にフォルダを作成していくことも可能。フォルダの作成は、フォルダリストの何もないところを右クリックし、「New Folder」を選択するか、フォルダリスト下部の「folder worktool (フォルダワークツール)」ボタン(歯車の形のボタン)をクリックして「New Folder」を選択すればいい。

フォルダはタイトルとラベルを設定でき、フォルダアイコンも変更することができる

ルートのJournalフォルダにはフォルダに振り分けたエントリも含めて全エントリが一覧表示されるので、検索とフォルダを利用すれば管理も楽になる。

さらに便利なのが「Smart Folders (スマートフォルダ)」機能。スマートフォルダは、タイトルやカテゴリ、タグ、本文に含まれる特定の文字列や日付、ラベルなどのデータから自動的にエントリを抽出してフォルダに振り分けてくれる機能で、いちいち手動でフォルダ分けする必要がない。Apple Mailユーザーにはおなじみの機能だろう。

スマートフォルダの作成画面。複数の条件を設定できる

通常のフォルダ分けの場合、フォルダに分類したエントリのコピーがそのフォルダに保存されるので、フォルダからエントリを削除しても、ルートのJournalフォルダからはエントリが削除されないのに対し、スマートフォルダの場合はJournalフォルダのエントリが仮想的にフォルダ分けされているだけなので、スマートフォルダから削除するとルートからも削除される、という点は大きな相違点。

また、スマートフォルダにエントリをドラッグ&ドロップしたり、スマートフォルダ内でエントリを新規作成すると、自動的にそのスマートフォルダの検索条件にしていたタグが入力された状態になる「Auto-tagging (オートタグ)」機能も便利だ。

スマートフォルダと通常のフォルダの混在も可能で、フォルダを作成してその下層にスマートフォルダを作成したり、スマートフォルダの下層にフォルダを作成、さらにその下層にスマートフォルダを作成したりといったこともできる。

スマートフォルダの作成は、フォルダと同様に右クリックやメニューバー、フォルダワークボタンの「New Smart Folder」か[Command]+[Option]+[N]を押せばいい。