実例でわかる手作業の自動化・システム化の成果

「請求情報と入金情報の照合に時間がかかり、月末・月初には残業時間が増えてしまう」「入金消込処理が属人化し、担当者以外では対応できない」「債権管理や入金回収管理体制に不安がある」「“働き方改革”の実践に向け、経理業務を改善したい」－－こうした入金消込業務や債権管理業務に関する課題を抱えている企業は多い。

もちろん、導入済みの経理・会計ソフトやシステムなどの機能で対処すればよいのだが、一般的な経理業務はともかく、入金消込処理といった特定の作業には力を発揮できず、人の手作業に頼ってしまう状況にある。

そこで本稿では、入金消込処理や債権管理、売掛金管理といった機能に特化したソリューションを2回に分けて紹介する。取り上げるのは「V-ONEクラウド」。後編となる今回は、V-ONEクラウドによって課題を解決した3つの事例のパターンを取り上げる。

最大の特長は「機械学習」機能の搭載

アール・アンド・エー・シー（R＆AC）が提供するV-ONEクラウドは、入金消込から債権管理、督促までを、一気通貫で効率化できる中小規模の企業向けクラウドサービスだ。最大の特長は、R＆ACが独自に開発した「機械学習（マシンラーニング）」機能を搭載していること。使えば使うほど、入金消込・債権管理業務のパターンを学習し、照合率が向上する。

そのほかの豊富な機能も評価され、すでに300社以上に採用されている実績を持つV-ONEクラウド。その中から、次のようなユースケースを紹介する。

• システム化や自動化により工数削減や時間短縮などの効率化を実現
• 複数の拠点で行っていた入金消込・債権管理業務を本社に集約
• オンプレミス版によるカスタマイズでトータルな入金消込・債権管理業務を実現

「専属担当者が月100時間」の入金消込業務を自動化

現状、Excelなどの汎用ツールや独自開発システムにより、入金消込・債権管理業務を手作業で行っている企業は多い。V-ONEクラウドを活用することで、手作業で行っていた入金消込・債権管理業務を、短納期、低コストで自動化、効率化することが可能。作業工数・時間を大幅に削減できる。以下に「システム化や自動化により、工数削減や時間短縮などの効率化を実現」した事例を紹介しよう。

ある生活支援サービス事業会社では、事業が急成長していく中で、バックオフィス業務の改善が必要だった。中でも、入金消込・債権管理業務は、手作業で行っていたために、作業工数が増大し、ほかの業務にも支障が出るなど効率化が急務だった。V-ONEクラウドの活用により、単純作業をシステム化して、属人性を排除した業務を実現。専属の担当者が月間100時間かかっていた入金消込業務の自動化が可能となった。

あるクラウドサービス事業者の場合は、入金消込業務を手作業で行っていたため、適切なタイミングで督促が行えない、経理処理が間に合わないなどの課題があった。V-ONEクラウドの導入にあたり、「クイックアセスメントサービス」を利用。実データを使った事前のシミュレーションによりスムーズな導入を実現。作業工数を半減するとともに、システム化によって担当者の精神的プレッシャーを軽減できている。

そして、ある医療関連事業会社では、債権管理業務を手作業で行っていたため、月末は恒常的に残業が発生していた。 また、監査にも耐えうる管理体制を整備・構築していく中で、過去の売掛金残高の整理と月次決算の早期化が大きな課題だった。そこで、正確で適時性のある債権管理を目指してV-ONEクラウドを採用。債権管理の正確性の向上、20人日の工数を2人日に削減、さらに債権回収の全社的な意識の改善を実現している。

さらに、ある鉄道関連事業者では、グループ会社の入金消込業務を受託していたが、専用ツールやシステムを利用せず、会計システムで対応していたために非常に工数を要していた。V-ONEクラウドを活用することで、15時間かかっていた月末業務を2時間に短縮したほか、数カ月の学習により90％以上の照合率を実現。入金消込業務以外の業務に多くの時間を割くことができるようになり、業務全体の品質が向上している。

月10万件を超える入金消込データ処理が不要に

これまで複数の拠点で入金消込・債権管理業務を実施していたが、業務のスリム化やシェアード化の推進を目的に本社に集約し、全社的な業務の合理化を実現したいと考えている企業は多い。V-ONEクラウドの活用により、入金消込・債権管理業務を本社に集約することで、大幅な人件費の削減や管理コストの削減が期待できる。以下に「複数の拠点で行っていた入金消込・債権管理業務を本社に集約」した事例を紹介しよう。

日本全国に44拠点を展開する総合食品商社では、各拠点の担当者が、銀行の入金明細を紙に出力し、目視で確認したあとで、販売管理システムに手作業で入力。それによって、入金消込業務を行っていた。その作業に44拠点×半日程度かかっており、効率化が必要だった。V-ONEクラウドを活用することで、44拠点の消込業務を本社に集約。本社では、作業人員を増員することなく、入金消込業務の全社的な業務効率化を実現している。

また、ある食品メーカーでは、各営業部門が入金消込業務を行っていたが、業務負荷が高いために入金消込業務を財務部門に集約し、自動消込ツールを導入することを決定。V-ONEクラウドを導入することで、各営業部門20名で行っていた業務を財務部門2名に集約した。これにより、営業部門では、合計10万件/月を超える入金消込データ処理が不要になり、業務負担を大幅に減らすことができたと高く評価されている。

さらに、ある電子機器メーカーでは、独自システムやExcelなどを使って入金消込業務を行っていたため、債権管理の関連業務が煩雑化。未回収債権の情報を営業部門と共有するまでにタイムラグがあった。V-ONEクラウドの活用により、営業担当者が回収情報を即時に把握できるので、与信管理を強化できた。また自動化により、ミスの低減と業務効率化を実現。周辺システムとのシームレスな連携で、速報性・正確性の高い債権管理を実現している。

既存の運用プロセスを有効活用しつつ効率化を実現

V-ONEクラウドでは、入金消込および債権管理業務の自動化、効率化に必要な機能のすべてが搭載されており、クラウドサービスの特長を生かし、導入後すぐに効率化が期待できるのが大きなメリットである。しかし、既存の運用プロセスを有効活用しながら、入金消込・債権管理を効率化したいと考えている企業もある。そんなとき、オンプレミス版、サブスクリプション版のV-ONEを提供することで、ニーズに応じてカスタマイズすることも可能だ。最後に、「オンプレミス版によるカスタマイズでトータルな入金消込・債権管理業務を実現」した事例を1つ紹介しよう。

ある精密機器部品メーカーでは、生産管理システムに搭載されている「請求・入金管理機能」を、同社の運用プロセスに合わせてカスタマイズして利用していた。しかし、この機能では、明細単位でしか消込ができないため、処理が遅く、業務負荷も増大していた。V-ONEの自動消込機能により、総合的に業務スピードを向上。入金消込だけでなく、請求書発行などもカスタマイズして、トータルな債権管理を実現している。

このように大いなる魅力を持つV-ONEクラウドだが、R＆ACでは、V-ONEクラウドの「無料トライアル」も実施している。入金消込・債権管理の作業負荷が高く、自動化、効率化をしたいと考えている中小規模の企業の担当者は、ぜひV-ONEクラウドの機能を試してみてはいかがだろうか。

[PR]提供：R&AC