ビジネスでのスマートフォンの利用が急速に拡大している。いつでもどこからでも必要な情報にアクセスし、情報のやり取りまで行えることから、ワークスタイル変革という大きな流れを生み出している。しかし、こと電話としての活用に目を向けると、社内電話との連携が不十分で無駄なコスト増を招きかねないという懸念がある。そこで、スマートフォンを社内電話システムに取り込み、内線通話を無料とするだけでなく、外線発信のコスト低減にもつなげることができる「U3 Voice(ユーキューブボイス)」の特徴と、その活用方法について紹介したい。
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従来の電話システムの課題
オフィスという枠に縛られず、どこにいても効率的に仕事ができる──そんなワークスタイル変革に対するニーズが高まる中、ワークスタイル変革をもたらすモバイルワークに欠かせないのが、社内外との緊密なコミュニケーションだ。しかし現状を見ると、ビジネスにおける音声コミュニケーションの主流となっているのは、オフィス内に設置された固定電話機によるものだ。そのため、社内から外出中の社員に連絡をしようとした場合、スマートフォンや携帯電話への発信となるため、社員同士の通話にもかかわらず割高な通話コストが生じてしまう。社外から社内への通話についても同様だ。また、顧客や取引先から不在の社員宛に電話を受けた場合、相手に折り返し連絡をしなければならず、ビジネス・ロスや顧客満足度の低下にもつながりかねない。
さらに、社員の多い企業になればなるほど、固定電話機のリースコストもバカにならない額となる。加えて、番号や配線が人と紐付いているため、人事異動や組織変動があると煩雑な作業が発生してしまう。このような状況では、ワークスタイル変革の実現など到底かなわないだろう。実際、マイナビニュースが2015年1月に実施したアンケート調査によると、1人につき1台の固定電話を割り当てていると回答した企業の割合は4割にもなる。それだけ多くの企業で削減可能なコストが発生し続けていることになるのだ。
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現状では、約4割の企業で1人に1台の固定電話が割り当てられている |
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