未曽有のコロナ禍のなか、多くの企業が、一部あるいは全面的に、リモートワークを “働き方” のなかに取り入れた。しかし、いざ自分のデスクを見たとき、未だ固定電話が設置されているというケースは少なくない。
固定電話は、クラウド化が進んでいないビジネスツールのなかで最たるものの1つだ。一般的にはPBX(電話交換機)を中核にして外線/内線の受発信を制御する形となるが、ある調査によれば、オンプレミス型でこのPBXを運用している法人数は全体の8割にのぼるという。クラウドPBXへと環境を移せばコスト課題が解決できるほか、企業の電話番号がスマホで利用可能なため働き方の柔軟性も飛躍的に高められるのだが、なぜそうした動きが加速しないのか。クラウドPBX「Webex Calling」を提供するシスコシステムズの泰道氏に、固定電話やPBXのクラウド化を進める方法を聞いた。同レポートをまとめた資料から、一部を抜粋してお届けしよう。
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企業が直面するリモートワークの固定電話問題とその解決策
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PBXのクラウド化を妨げる要因
PBXをクラウド化することで得られるメリットは数多い。まずPBXそのものや電話機、回線施設などが不要になることでコスト削減が期待できるし、外線/内線を行うシーンを固定電話からスマートフォンへと拡張すれば、より柔軟な働き方が目指せるようになる。
ただ、泰道氏はレポートの中で、「既存のPBXを一気にクラウド化するというのはハードルが高いケースも多々ある」と言及する。システム導入が大規模なものになるという意もここにはあるが、他にも懸念されることがある。「業務移行の難しさ」だ。
クラウドPBXを利用する場合、多くは従業員に支給するスマートフォンをメインに使用することとなる。取り次ぎや保留を行う方法やそのプロセスが固定電話のそれと変わるため、以前と同じものをそのまま踏襲するのは困難だ。また、電話取り次ぎのルールは、「企業全体」ではなく「部署や組織ごと」で独自のものが定められているケースがほとんどだろう。仮にPBXを一気にクラウド化した場合、今述べたような手法・ルールで構成された “従来の業務” が崩れることとなる。業務上に生じる混乱は計り知れず、このことが、クラウド化を躊躇する要因となっているのだ。
モデルケースを作りながら段階的に移行
こうした背景を受けて泰道氏が推奨するのが、段階的な移行である。同氏はシスコシステムズの提供する「Webex Calling」を例に挙げて、「『Webex Calling』であれば、まずは本社の電話だけクラウド化し、支店のPBXと『Webex Calling』を内線化しながら、段階的に移行を進めることも可能です。」と説明する。一部でまず導入し、そこで浮かび上がった業務移行の考慮事項を反映した形で横展開していくことにより、混乱を最小限にしながらクラウド化が進めていけるというわけだ。
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レポートから一部を抜粋して紹介したが、ダウンロード資料では「Webex Calling」の優位性も交えながら、クラウドPBXへのシフトで留意すべき事項や選択すべきサービスについて解説している。インタビューに登場するシスコシステムズは国内のPBX市場において約20年の歴史を有する企業だ。同社から語られる情報は、固定電話やPBXのクラウド化を検討する方にとってきっと役立つだろう。
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