DXという言葉がビジネス界に浸透し、各所で “紙と印鑑で行われてきた業務” を電子化する動きが加速している。ただ、ここで目指すべき生産性や競合優位性の向上は、単純に業務を電子化するだけでは達成できない。業務上にある各種プロセスが確実かつシンプルに進められ、なおかつ、この過程で電子化した情報が資産としても有効活用できる、そんな仕組みが必要だ。
本稿では今述べた仕組みづくりに成功した2社の取り組みを紹介する。1つは全社規模の業務電子化に成功したオークウッド社、もう1つは部門にある独自業務を電子化して業務効率を上げたMonotaRO社の取り組みだ。両社に共通するのは、大規模なシステム整備なしに業務電子化を実現したこと。いずれの取り組みも、業界標準のPDFツール「Adobe Acrobat DC(以下、Acrobat)」のみの導入で成果を生み出している。詳しくみていこう。
アドビ提供資料
[オークウッド社 導入事例] 時間と手間のかかる承認フローを電子化し全体業務の大幅な効率化を実現
[MonotaRO社 導入事例] 通販カタログ・チラシのレビュー作業をPDF活用で劇的に効率化
[ガイドブック] 文書業務の完全デジタル化ガイド
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稟議、申請、報告業務をAcrobatで一元化したオークウッド社
AcrobatはPDFの作成、編集、管理、共同作業を行うためのドキュメントプラットフォームソリューション。電子サイン機能「Adobe Sign」とも連携することで、契約、承認、申請、採用といった “署名を必要とする業務プロセス” も電子化することができる。
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このAcrobatを利用して様々な業務の電子化・効率化に取り組んでいるのが、サービスアパートメントを運用するオークウッド社だ。2021年現在都内に11の物件を運営する同社では、営業、経理、オペレーションをはじめとするスタッフが日々、各拠点に散らばって業務を進めている。この過程で行われる稟議、申請、報告といった業務を電子化すべく、同社はAcrobat DCグループ版を導入。従来1週間かかっていた承認・決済のリードタイムをわずか半日にまで短縮したほか、社内にあるほとんどの書類を情報資産化することに成功している。
[オークウッド社 導入事例] 時間と手間のかかる承認フローを電子化し全体業務の大幅な効率化を実現
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チームレビューの場をAcrobatへ移したMonotaRO社
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こういった全社横断で業務電子化を進めるケースの他、部門にある独自業務を電子化するうえでもAcrobatは有効だ。一例として、BtoBオンラインストア「モノタロウ」を運営するMonotaRO社の取り組みをみていこう。
同社では現在、商品部門におけるカタログ、チラシの企画・制作業務にあたってAcrobat を活用している。これまで印刷した紙を回覧することで行ってきたチームレビューの場をAcrobatへと移すことにより、業務効率や制作物のクオリティなどが向上。特に効率面では、従来と比べ作業時間を30%以上も短縮することができたという。
[MonotaRO社 導入事例] 通販カタログ・チラシのレビュー作業をPDF活用で劇的に効率化
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下のリンクよりダウンロードできる資料では、今述べた2社の取り組みを詳細に解説しているほか、Acrobatを用いて業務の電子化する方法をまとめた「完全デジタル化ガイド」も同封している。業務電子化を検討しているなら、ぜひ手に取っていただきたい。
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