Microsoft Teams や Zoom などを用いたオンライン上でのコラボレーションは、いまや日々のビジネスシーンで “当たり前に行われるもの” となった。ただ、対面主体の働き方と比べると、コラボレーションツールを用いた業務進行では、どうしても人同士のつながりを維持するのが難しい。組織の一体感が生まれない、生産性が維持できない、そんな課題を抱える方は少なくないだろう。
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最近では在宅とオフィス勤務を組み合わせた「ハイブリッド ワーク」の導入が進み、社員の働く環境も多様性を増してきている。そうした中にあっても社員や顧客とのつながりを維持するにはどうすればよいか。優れた音声・映像環境をさまざまな技術、機能で実現する Poly (Plantronics & Polycom)が公開するドキュメント「ハイブリッド ワーク ガイドブック」は、今述べた課題を解決する有効な示唆を与えてくれる。同ガイドブックから一部を抜粋して紹介したい。
Poly (Plantronics & Polycom) 提供資料
ハイブリッド ワーク ガイドブック
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音声・映像体験の高度化が、ハイブリッド ワーク成功の鍵
ハイブリッド ワークでは、事実上、組織が仮想化することとなる。Microsoft Teams や Zoomといった仮想空間上でのコラボレーションを可能にするツールが不可欠なのは自明だが、その他にも整備を進めるべきものがある。ヘッドセットやスピーカーフォン、Webカメラといった、コラボレーションの臨場感を高めるための機器だ。
Poly はガイドの中で「(社員の自宅に設置する機器など)オフィス外も含めた投資が必要」と言及。また、音声や映像の品質を高めるために、社員に機器の選択を一任するのではなく、一定の品質を満たした機器の選択肢の中から選んでもらうプロセスに切り替え、適切な機器への投資が極めて重要だと強調する。それはなぜか。日々のオンライン会議を思い浮かべると、ここで言わんとするところがよくわかる。
空調やキーボードの音、騒がしい同僚・家族、家電の音など、周囲にはさまざまな雑音が溢れていたる。また、接続先に参加者が複数人いて誰が話しているのかわからない、表情の変化が見えないなど、映像面の課題もある。こうしたオンラインゆえの “集中を妨げる要因” によって、私たちは自ずと、対面の会話とオンラインの会話とでその作法を変えている。そこでは業務コミュニケーションの一貫性が失われることとなり、結果としてこれが一体感や生産性を阻害するボトルネックになる。上に挙げた “集中を妨げる要因” の多くは音声体験・映像体験に起因するものである。社員が一定の環境で業務を行うために、適切な機器に投資してこれらの課題をシンプルに解決すれば、ボトルネックを解消することができるわけだ。
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ガイドブックではハイブリッド ワークを成功させる鍵を解説するとともに、右にあるような形で「オフィス」「自宅」「外出先」の各シーンで揃えるべき機器を紹介している。ガイドブックはMicrosoft Teamsの利用を想定して作られているが、ここで紹介する機器の多くはZoomなど他のコラボレーションツールでも利用可能だ。ぜひご覧いただき、定評のあるPoly のクリアな音声と映像で一体感と生産性を担保したハイブリッド ワークを実践してほしい。
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