混乱必至の手書き+デジカメによる報告書作成
DVD・CD・コミックのレンタルやゲームでおなじみのゲオショップを中心に、リユースショップを含め全国で1,300を超える直営店舗を展開しているゲオホールディングス。そんな同社は各店舗が守るべき法令などが順守されているかどうかを調査する内部監査を2名で担当しているという。
同社監査部 内部監査課 マネージャーである西村竜一氏は、「店舗の業務確認は、日々の業務でも行いますし、エリアを管轄しているマネージャーもチェックしています。内部監査部門では、そうしたチェックが行われている全店舗の中から年間100を超える店舗を選出し、独自の監査を2名で行っています。法律に従っているか、現金や在庫の状態、人事関連のチェックなどを行うのですが、チェック項目は業態によって違うものの、全体では100項目弱になります」と語る。
こうしたチェックは以前はすべて手書きで行い、必要があればデジタルカメラで現場の撮影を行っていた。遠隔地の場合は1週目に移動を続けながら複数店舗を回って、翌週本社に戻って報告書を作成するといったやり方を採用していたが、各店舗を回っている間、チェックシートや画像が溜まっていく一方、作業員の記憶は薄れていき、報告書作成時には、なんのために撮影した画像なのか、どこのことであったか、といった混乱を招くこともあった。
導入ポイントはすべての要求に柔軟に対応できるカスタマイズ性
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保守点検、店舗監査、アンケートなどに適した「フィールドレポート」の概要 |
こうした事態の収拾に向け、現場でのチェック業務にタブレットを採用し、デジタル化を図るという考えは、かなり以前からあったという。そこで、実際に4社を選定し、各企業から提案を行ってもらったところ、最終的に、日本インフォメーションの「フィールドレポート」がカスタマイズしやすく一緒に作り上げて行こうという姿勢であったこと、導入コストが低かったことなどが評価され、採用に至ったとする。
また、ゲオホールディングスとしての条件は、アプリ内で写真を撮影して添付できること、チェックリストのテンプレートを容易に変更できること、入力項目のプルダウンメニュー化やチェックボックス化による入力労力の軽減が可能であることであったが、フィールドレポートはこの条件すべてに対応できたこと、ならびに導入後のゲオ側からの機能追加といった要望にも対応していくことを約束しているという。
こうして現場を意識してテンプレートなどが作成されたフィールドレポートを現場で活用してみたところ、テキスト入力の回数は激減し、写真もアプリ内での撮影・添付が可能となったことから、チェック作業はかなり...
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直営店舗数1,300を超える「ゲオ」グループの店舗を2人で監査するための新システムとして「フィールドレポート」を採用
本稿で紹介している、日本インフォメーションによる『直営店舗数1,300を超える「ゲオ」グループの店舗を2人で監査するための新システムとして「フィールドレポート」を採用』の、PDF形式のホワイトペーパーを無償で配布しています。
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