社内DX推進の一環として、多くの企業において業務プロセス改革が進められている。しかし、あまりにも課題が多く複雑化していて、何から手をつければ良いのかわからないという企業も少なくない。
業務プロセス改革を難しくする要因は、全社横断的に取り組みを進めなくてはならない点にある。営業や総務、技術など、部門ごとに独立して業務プロセスを改善したとしても、そこと関わる関連部署が以前の業務フローのままだと真の効率化は図れない。必然的にプロジェクトは大規模となり、冒頭のような悩みが生じてしまうわけだ。
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業務プロセス改革にまつわる課題はどうすれば解決できるのか。 ホワイトペーパーから、詳細を確認してほしい。 |
もしもあなたが同様の悩みを抱えているなら、まずは多くの企業に共通した “3つの課題” に注視してほしい。程度に違いこそあれ、業務プロセス改革の課題の多くは、以下の3つに集約されるからだ。
1. 煩雑な申請／社内問い合わせプロセス
2. 増える管理職のピープルマネジメント
3. 複雑で分断化された業務プロセス
本記事でダウンロードできる資料では、パソナグループでHRテックの導入を進めているキャプランが取り組んだ業務プロセス改革から、”3つの課題” の概要とその解消法を解説している。本稿ではその中から、特に多くの企業が頭を悩ませている「煩雑な申請／社内問い合わせプロセス」について、キャプランの取り組みを交えて紹介しよう。
ServiceNow Japan提供資料
業務プロセス改革にまつわる”3つの課題”の解決策に迫る
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申請と社内問い合わせのプロセスはどうすれば効率化できる?
多くの企業において、申請承認業務は既にシステム化されている。しかし、「交通費・出張旅費の申請」と「転勤に伴う手当の申請」などの申請内容によって使用するシステムが異なるケースというのは、意外に多い。
申請プロセスの分散は、申請者の業務に混乱をきたす他、これをサポートするバックオフィスにも悪影響を及ぼす。先の例を見てみよう。交通費や旅費の申請は使用頻度が高い一方で、転勤に伴う手当の申請は使用頻度が低い。このため、もしもプロセスが異なっていると、システムへのログイン方法などについてユーザーから担当部署に問い合わせが来ることが珍しくない。実際に、人事や総務部門などの担当者は、一日の半分以上を従業員のユーザーサポートに費やしているともいわれている。
キャプランもまた、このような課題を業務プロセス上に抱えていた。同社が課題を解決するために推進したのは、ServiceNowが提供する「Employee Workflows」というソリューションの活用である。「Employee Workflows」は、企業活動で必要な様々な業務とそこで行われるコミュニケーションを統合し、デジタルワークフロー化してくれるソリューション。業務ごとで散在しがちな社内システムをつなぐコンシェルジュのような役割を果たしてくれる。上の例で言えば、「交通費・出張旅費の申請」と「転勤に伴う手当の申請」について、申請、問い合わせ対応のフロントを「Employee Workflows」に束ねることが可能だ。
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申請承認の窓口を統合するだけでなく、問い合わせ対応についても「Employee Workflows」上に統合することができる。 |
キャプランでは、それまで月に1,000件あった電話での問い合わせをゼロにすることに成功している。さらに、チャットボットによる問い合わせも採用することで、従業員は手軽に問い合わせができるように。疑問点をその場ですぐに解決できると好評だ。
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「煩雑な申請／社内問い合わせプロセス」について紹介したが、この他にもダウンロード資料では、「増える管理職のピープルマネジメント」や「複雑で分断化された業務プロセス」の概要と解決法も含めた業務プロセス改善のヒントが解説されている。業務プロセス改善を検討しているなら、ぜひ目を通してほしい。
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