「帳票の電子化」が当たり前となった現在、各社が抱える課題とは、その運用や活用の仕方になるのではないだろうか?
2014年6月13日に開催されたマイナビニュース主催セミナー「企業内に点在するPDF ファイルの課題に立ち向かう ～タブレット時代に求められる帳票活用の鍵～」では、帳票運用・開発ツールのベンダーであるウイングアーク１ｓｔ株式会社(以下ウイングアーク)取締役CTO 田中潤氏が、帳票電子化の成功要件とそれを解決する同社のソリューションについて講演した。
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帳票電子化のために考慮すべきこと
帳票電子化を進めるにあたり考慮すべき点として、田中氏は次の3つをあげている。
1つめは「紙と同様に整理して保管すること」だ。「紙はファイリングなどに整理整頓して棚や倉庫に保管するなど、物理的に運用できることが最大の利点」と田中氏はいう。
2つめは「長期的に保存できること」。せっかく電子化しても、ベンダーの独自形式では将来的にファイルが正しく開いて閲覧できるか不明だ。「長期的な保存に耐えられるフォーマットは、現時点ではPDFだろうと考える」と田中氏がいうように、保存ファイルが数十年後に使える形式かどうかを考える必要がある。
最後が「法的要求を満たしていること」。これも、PDFであればISOで承認されており、ヨーロッパでは法的要件としても認められている。日本でもいずれ認められるだろう。
これらの考慮すべき点をまとめると、帳票電子化においてフォーマットはPDFを採用し、それを整理して保管することとなる。
ウイングアークといえば帳票開発ツール「SVF」が代名詞だ。各種業務システムと連動して帳票を出力する「SVF」は、紙への出力以外にもPDFでの出力機能も有している。田中氏が「自分が知っているかぎり、国産のPDF 作成ソフトの第一弾」というように、古くからPDFに対応している。なぜ「SVF」がPDFを採用したかといえば、電子データとしてベンダー独自のファイル形式ではなく、オープンなフォーマットであるからだという。そして、これは帳票電子化の成功要件を満たすものである......
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電子化したデータをルールに則って自動仕分けし、運用管理できる新ツールも |
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目次
- 帳票電子化のために考慮すべきこと
- 帳票電子化の成功要件とウイングアークの提案
- 自動仕分けを可能にする新ツール
- タブレットでPDFを電子の紙として使う新ソリューション
『PDFだからできる、モバイルクラウド時代の帳票運用』のレポートPDFを無償配布中
本稿で紹介している、ウイングアーク１ｓｔ株式会社による『PDFだからできる、モバイルクラウド時代の帳票運用』のレポートPDFを無償で配布しています。
「企業内に点在するPDF ファイルの課題に立ち向かう ～タブレット時代に求められる帳票活用の鍵～」では、企業が保有する膨大なPDFファイルについて、ビジネス課題や活用の可能性と、最適なPDF運用を実現するソリューションに関して講演が行われました。
当日参加できなかった方や帳票運用でお困りの方、帳票情報の活用にご興味のある方は、この機会にぜひご一読をお勧めします。
（マイナビニュース広告企画）
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