「テレワーク」。おそらくここ数ヶ月で爆発的にビジネスシーンに浸透したワードではないだろうか。
いま、多くの組織において、テレワークの導入が進められている。ただ、テレワークを導入した組織のすべてがうまくこれを実践しているかというと、残念ながらそうではない。テレワーク環境はある、けれど「紙」「ハンコ」などを使用したアナログベースな業務があるため出社せねばならない――こうした声は、特に関係部署との手続きや申請・承認を必要とするバックオフィス業務において多く耳にする。テレワークを真に機能させるためには、環境整備だけでなく業務のデジタル化も進めていく必要がある。本稿ではバックオフィス業務に焦点をあてて、SmartHRでこれをデジタル化する方法を紹介したい。
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SmartHRでは「人事・労務を、ラクラクに。」をテーマに、クラウドサービスによる業務効率化を支援している。「書類提出のために出社した」「ハンコを押すために出社した」こういった経験を持つ方にはぜひ注目いただきたいサービスだ。 |
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テレワークを導入するも6割以上が「出社」
なぜバックオフィス業務はテレワークを適用しにくいのだろうか。先ほど触れたように、その答えはズバリ「紙」にある。
アドビ システムズはテレワーク勤務を経験した方に対しメリットや課題について聞いた調査のなかで、テレワークを導入した組織の6割以上が「紙の書類などでやむなく出社した」経験を持つことを報告した。ここからは、IT化が加速しても、アナログベースの業務が変わらなければ働き方は窮屈なままだということがうかがえる。
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テレワーク導入では多くの方がメリットを実感。ただ、その反面で紙やハンコといった前時代的なフローが柔軟な働き方を阻害していることも明らかに。 |
SmartHRで、業務をデジタル化
SmartHRは、バックオフィスの中でも特に人事・労務分野における業務をデジタル化するクラウドサービスだ。入社手続き、従業員情報やマイナンバー収集・管理、年末調整、社会保険関連の手続き……紙が使われることの多いこれらの業務について、SmartHRではすべてがオンライン上で行える。
もちろん、ITの仕組みを用意したとして、現場業務にそれが落とし込まれなければ意味が無い。人事・労務の手続きでは他部門との間で数多くのやり取りが多く発生するが、SmartHRでは、わずか数クリックで申請・承認が行えるページを各種手続きごと容易に作成することが可能。ユーザーはPCやスマホをわずか数分操作するだけでよいため、関連部署を巻き込みながらテレワークを推進することができるわけだ。
給与明細や源泉徴収票、雇用契約書などといった書類もWebで作成し配布できるため、手渡しや郵送などの対応が不要になる。ハローワークや年金事務所への申請についても、オンラインによる「電子申請」に対応。役所に出かける必要もなくなり自宅での業務で完結することができる。
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SmartHRはリリースからわずか5年余りで20,000社以上にまで利用社数を伸ばしている。豊富な機能やデジタル化を支援する仕組みの存在が、高い評価を受ける理由だ。 |
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ダウンロード資料では、本サービスの紹介に加えてテレワークの基礎知識についても解説している。変わりゆく日本の働き方に対応していくために、テレワークを導入済みの方やこれから検討を行う方、人事・労務部門の業務効率アップを模索している方にはぜひ資料をダウンロードいただきたい。
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