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「出張」の手間と費用を減らす【マイナビBTM】
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ビジネスに出張は付きものである。しかし、出張には費用はもちろんだが、宿や交通手段の予約、申請・承認、精算などの手間が多くかかる。そこにかかる時間を業務に充てることができたら、ストレスが減るだけでなく、生産性の向上や人件費の削減にも繋がるだろう。本稿では、出張における宿泊施設や交通機関の手配をまとめて依頼でき、立替や出張後の精算を省くことができる出張管理サービスを紹介する。
予約から精算までの手間を90%削減
出張が決定すると社員はまず何をするだろうか。訪問先を地図で検索し、近くの宿泊施設の予約、飛行機や新幹線、レンタカーの手配と、多くの手間がかかる。企業によっては出張前に申請書を作成・提出する場合もあるだろう。出張前だけでなく、出張後にも立替経費の精算や出張報告書の作成・提出など、社内での処理作業が生じる。
マイナビが11月に開始した新サービス「マイナビBTM」では、前述したすべての作業をワンストップで完結可能。宿泊施設・飛行機・新幹線・レンタカーを個別に手配する手間はなく、一括予約が最短5分で行える。一括請求払いに対応しているので、出張後の精算処理に至っては作業自体が不要となる。手間やストレスを削減することで、ユーザーである社員は出張の本義であるビジネス側にリソースを集中させることができる。
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マイナビBTMを導入することでこれまでかけていた手間の90％を削減可能。業務効率を飛躍的に向上できる。 |
シンプルな管理画面で出張経費の見える化が可能に
マイナビBTMは、ユーザーである社員の業務効率を高める他、総務部門などの管理側にとっても多くの利点がある。経費精算や申請を紙やExcelなどで行っていたり、役職ごとに出張予算が異なったりすると、その管理に手間がかかってしまう。マイナビBTMは出張に関する作業を1つのサービスで一括管理するため、社員ごとの出張経費や利用状況の正確な把握にもつながる。また、毎月の出張経費をグラフ化して月ごとの経費分析も可能だ。
さらに、社員ごとに旅費規程などを設定することもできる。出張する側が決められた宿泊施設・交通手段のみから選択できるようにすることで、ユーザーの手間を省きながら、ガバナンスの強化、コスト削減が可能となるわけだ。
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一元管理で出張を見える化し管理することでコストの削減に繋げる。 |
社内の出張状況を管理することは、緊急時の早急な対応にも役立つ
また、リスクマネジメントの観点から、社内の出張状況の管理は非常に重要となってきている。自然災害やテロ・感染症など不測の事態となった場合に、出張中および出張予定の社員がいるかどうか、行き先がどこかなどの確認を迅速に行う必要があるからだ。コロナウイルスの蔓延に伴い、こういったリスク管理を重要事項に据える企業は増えていると言えよう。社員の出張状況がデータ化され一元管理されていれば、対象の社員に対して瞬時に対策・対応をとることが可能となります。その点においても、マイナビBTMは役立つサービスだ。
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本稿でDLできる資料では、出張における申請・予約・精算という業務を規程に沿って一元管理し、業務効率化と経費削減を実現させる仕組みを紹介している。マイナビBTMは、月額49,500円から利用可能で、「出張する社員」と「総務・経理の社員」双方の負担を大幅削減できる。マイナビBTMの導入で、業務効率の向上・コストの削減をはかり、働き方を見直してみてはいかがだろうか。
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