エボニック ジャパンは、国内では三菱マテリアルやシオノギ製薬、ダイセル化学といった企業との合弁企業を設立し、化学品の研究開発から製造・販売までを行うドイツの企業だ。同社はスペシャリティケミカルの製造業であり、開発にとても力を入れており、基本的にはニッチなところの1位を取っていく、というビジネスを行っている。そのため、セキュリティには極めて厳しく、これまでは”外部のシステム環境に自社のデータを置いてはならない”という考え方が貫かれていた。それでもクラウドシステムである「TeamSpirit」とファミリー製品をフルセットで導入したのはなぜなのか。
「働き方改革」のプラットフォームTeamSpiritは、従業員が日々利用する7つの機能(勤怠管理、就業管理、工数管理、経費生産、電子稟議、カレンダー、SNS)を一つにまとめたクラウドサービス。従業員は基幹系システムへのデータ登録を一つのインタフェースで完結させることができ、日々の事務作業に占められる間接業務の効率化、そしてシステム導入にかかるトータルコストの大幅な削減に貢献する。その導入実績は930社以上だ。
働く人たちが困らない勤怠管理システムに変えたい!
エボニック ジャパンでは、当初スタンドアローンの勤怠システムを使っており、休暇や残業、月間の勤務状況についての申請はすべてが紙で行われていた。グループ会社も含めると管理の対象となる人数は多く、月末になると人事の仕事量は増えるし、その情報を管理職と共有するまでにはタイムラグがあった。
また「出張などが続くと部下の残業や休暇の申請にタイムリーに対応できない」と、不便さを訴えるケースも多かった。そのうえ、申請書を紛失してしまう、というケースも散見され、どうにかしなければという状況だった。
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TeamSpiritは日英の言語切替に対応(画面は英語) ⇒ PDFのダウンロードはこちら |
そこで勤怠管理を見直すことになり、「TeamSpirit」の勤怠管理と、「TeamSpirit Leaders」のシフト管理、そして「人事マスター」と「マイナンバーエンジン」を利用している。だが、これらを導入するには、いくつかの課題を超えていく必要があったという。
その1：デフォルトで英語が使えることは必須
同社では、社長ほか本部長レベルには必ず外国人がいる。例えば部長が休暇申請を出した場合、その申請データは英語でなければならない。
その2：厳しいセキュリティレベルをクリアできるクラウドシステム
付加価値やイノベーションは自分たちのビジネスを支えている根幹でもあり、少しでも情報を外部に出すわけにはいかないという考え方があった
その3：複雑な勤務体系を整理する
24時間体制で工場を安定稼働させるシフト勤務の社員もいれば、専門性の高い研究を行う社員もおり、それぞれに勤怠管理のルールが設定されていた。
本稿で提供するPDFには、「TeamSpirit」を導入したエボニック ジャパンがどのように働き方に対する課題を解決していったのか、その事例がより詳細に紹介されている。また導入した結果、勤怠状況がタイムリーにわかるようになり、36協定に抵触する前に是正できるようにもなったという。強固なセキュリティと日英の言語切替に対応した「働き方改革」プラットフォームに、興味を持った企業の担当の方は、ぜひ一読してシステム選定の参考にしていただきたい。
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“使いやすい”と実感できるシステムを導入する≪目次≫
- 導入前の課題
- 導入後の効果
- 働く人たちが困らない勤怠管理システムに変えたい！
～まずは紙からの脱却が共通認識だった～- 外資系企業ならではの課題に応えるシステムを
- システムを活用することで、職場はより良くなる
- 「働き方改革」プラットフォームTeamSpirit
- 日英の言語切替に対応！グローバルで利用可能な勤怠管理システム
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