従業員数が数十人から数百人規模の中小企業では、エクセルや管理台帳などで勤怠管理をしているところも多いのではないでしょうか。しかし、手作業でのアナログな勤怠管理は煩雑さを伴い、人為的なミスを招く恐れがあります。これを防止するために続々と導入されているのがクラウド型勤怠管理システムです。ここでは、中小企業にこそ注目のクラウド型勤怠管理システムについて見ていくことにしましょう。

従来型の勤怠管理は作業量が多い

従来の勤怠管理は印鑑やタイムカードなどを使った非常にアナログはものでした。この日々の記録を基に、管理台帳などで勤怠管理を行うのが普通だったのです。時代は流れ、パソコンを積極的に導入する企業では、勤怠管理にエクセルを用いるところも多くなってきました。ただ、エクセルであったとしても従業員の行う日々の打刻は依然変わらずアナログのままです。管理側としても修正や残業などで、まだまだ膨大な作業量を要求されることに変わりはありません。

この非生産的な業務負担を軽減し、組織全体の生産性を向上させようと思ったときに活躍するのがクラウド型勤怠管理システムです。今までやってきたアナログな作業のほとんどをシステムが自動で行い、打刻や有休・代休などの申請についても非常に簡単になっているので、従業員側の負担も大幅に軽減させることができます。

安価で導入が早いクラウド型勤怠管理システム

多くの企業が続々と導入し始めているクラウド型勤怠管理システムは、その名の通りクラウド上で勤怠管理を行うことができるサービスです。一般的なクラウド型勤怠管理システムは、マルチデバイスに対応しており、パソコンだけではなくスマホやタブレットなどからも操作をすることができるようになっています。従業員の数だけアカウントを発行し、個々人にログイン情報を渡すことで、ボタンを押すだけの打刻や各種申請が実現できるのです。日々の出退勤データは自動的に蓄積され、管理しやすい形で整理されていきます。

このクラウド型とよく比較されるのがオンプレ型勤怠管理システムです。オンプレというのはオンプレミスの略で、自社構築や自社運用を意味しています。具体的には、自社サーバを用意し、そこに独自のシステムを開発・設置するといったものです。このようなオンプレ型に比べ、クラウド型は低価格で利用できることが多いという点が大きなメリットです。クラウドサービス提供会社が開発・提供しているクラウド型では、文字通りサーバや開発の必要がないので、大きな費用削減効果を見込むことができます。

一般的に、クラウド型はアカウント数やデータ容量に応じて料金プランが上がっていきますので、従業員数が数千人に満たない規模の中小企業であればオンプレ型よりもクラウド型のほうが、かなり安く済む場合が多いのです。

導入をする際に注意すべきポイント

クラウド型勤怠管理システムは一定の人数を超えると、オンプレ型に比べ、逆に高くなることがあります。そのため、従業員数に応じて事前にしっかりと見積もりを取ることが必要です。

これ以外にも、組織にしっかりとシステムが浸透するかどうかも慎重に判断しましょう。多くのシステムは直感的な操作ができるようになっており、特別な知識やスキルがなくても使えるような設計になっています。しかし、今までほとんどIT系ツールを使ったことがないという場合やクラウドシステムの導入が初めてであるという場合には、それなりの社員教育も必要になってくることを忘れてはいけません。

システムによっては徹底したサポートサービスなどもありますが、機能が豊富すぎるシステムを導入して逆に使い方がわからないというようなことがないように注意しましょう。

最新システムで勤怠管理の効率化を

勤怠管理をクラウド上で完結させるだけで、大幅な工数削減につながります。勤怠管理に割く時間が単純に減るというメリット以外にも、ミスを最小限に食い止めることができるというのも嬉しいポイントです。非生産的な業務をスマートにし、業績アップに貢献してくれるでしょう。

勤怠管理・就業管理の基礎知識

重要性が増している勤怠管理とは

進化を続ける「勤怠管理システム」とは

働き方改革で何が変わる? 法律に合わせた勤怠管理システムを

働き方改革に向けて勤怠管理システムでできること

勤怠管理システムの進化、最新トレンドを紹介

勤怠管理システム導入のメリット、煩雑な業務の合理化で得られるもの

勤怠管理システム導入のデメリット? 導入前の準備次第で回避可能

勤怠管理システム導入の注意点、導入効果を最大にする事前準備のポイント

勤怠管理システムの主な機能、把握することで有用性が見えてくる

便利な勤怠管理システムの集計機能 - まずは正しい設定から

便利な勤怠管理システムの打刻機能 - 最先端の打刻機能で業務を効率化

便利な勤怠管理システムの申請・承認機能 - 完全オンラインでも申請・承認

便利な勤怠管理システムのシフト設定機能 - 複雑なシフト管理を簡単効率化

便利な勤怠管理システムの給与計算機能 - 給与ソフト連携でより高機能に

中小企業の勤怠管理、クラウド型勤怠管理システムをすすめる理由

勤怠管理に携わるなら知っておくべき労働基準法の基礎知識

[PR]提供：マイナビニュース TECH+