長時間労働やブラック企業などの存在が社会問題になり、一時期ニュースでも連日報道されていました。このような状況において、企業の勤怠管理は今まで以上に慎重な作業が求められます。適正な労働時間とそれに見合った給与計算を手作業で行うのはなかなか大変です。そこで注目を集めているのが、勤怠管理システムと給与計算ソフトの連携です。大幅に工数を削減してくれるため、中小企業をはじめ多くの企業が導入を始めています。

複雑かつ煩雑な給与計算までの流れ

従来までの給与計算はすべて手作業で行われていました。タイムカードなどを使って日々の出退勤を打刻し、それをもとにエクセルや管理台帳などにまとめ上げ、勤怠管理表を作ります。給与計算はこの勤怠管理表に沿って行われるため、支払われる最終的な給与額が確定するまでに多くの工数を要していました。

従業員が全員同じ労働時間で同じ条件のもと働いていればいいですが、現実は有給や代休、残業、急な休みなどイレギュラーなことがいくつも起こります。管理者はこれを手作業でまとめ、一人ひとりの給与額を計算していくわけですが、従業員の数が多くなってくるとこの作業は極めて煩雑になりがちです。特に、給与計算は税金や保険などの金額に影響を与えるため、慎重さが求められます。

この煩わしい給与計算までの一連の作業を、勤怠管理システムと給与計算ソフトの連携をすることでほとんどの作業を自動化することができるのです。

こんなに便利！給与計算ソフトとの連携は必須

最新の勤怠管理システムには便利な機能が数多く備わっています。例えば、パソコンを立ち上げただけで打刻が完了する自動打刻機能や、GPSとの連携によって日常的に使っているスマホからどこでも簡単に出退勤の打刻をすることができる機能。さらには、あらかじめ設定しておいた条件に適合するように自動的にシフトを作成してくれる機能などがあります。

これらの勤怠管理システムは単体でもバックオフィスの業務に大きな改革をもたらしてくれますが、給与計算ソフトとの連携を図ることでより工数を削減することが可能です。日々蓄積された勤怠管理システムからワンクリックで給与計算ソフトにデータを移行し、ボタン1つで税金や保険料を加味した給与計算を完了することも可能です。

どれだけ給与計算ソフトの性能がよくても、勤怠管理の情報が間違っていれば正確な数字をはじき出すことはできません。一方、勤怠管理のデータが完璧でも、給与計算の段階で人為的なミスが発生してしまう可能性もあります。給与計算は勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携することによって、このようなミスを最小限に抑えることができるのです。

給与計算ソフトとの連携で気を付けるべきポイント

給与計算ソフトとの連携を目的にシステムを導入する場合、注意しなければならないのは勤怠管理システムと給与計算ソフトの組み合わせです。いずれもさまざまなメーカーが多種多様なサービスを展開していますが、組み合わせによっては連携できないものもあります。

例えば、現在すでに給与計算ソフトを導入していて新しく勤怠管理システムの導入を検討しているという場合には、現在使っている給与計算ソフトとの相性をベースに勤怠管理システムを選ぶようにしましょう。この逆も同じで、給与計算ソフトの導入を考えている場合には勤怠管理システムとの相性をみることが大切です。

連携することができなかったとしても、勤怠管理システムからCSVファイルなどでデータを吐き出し、給与計算ソフトにインポートすることによって使うことも可能です。しかし、一段階作業が増えることになるため、せっかく導入するのであればその点はしっかりと判断したほうがいいでしょう。

最適な勤怠管理システムの導入を

勤怠管理システムの数は年々増加しています。次々に新しいサービスが開発されていますので、そのなかから自社にあったものをいきなり選ぶのは難しいでしょう。そのため、初めは無料体験などで使用感を試してみて、いいと思ったら契約をするというスタイルが望ましいです。勤怠管理システムと給与計算ソフトの連携で、業務を効率化してみましょう。

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