どんな業種であってもシフト制を採用しているところは少なくありません。この勤務体系は従業員にとってスケジュールが組みやすいなどのメリットがありますが、シフトを組む側にとってはかなり大変な作業です。企業によっては早番や遅番といった2交代制ではなく、3交代や4交代制を採用しているところもあるでしょう。そんな複雑になりがちなシフト管理を簡略化してくれる便利な勤怠管理システムの機能を取り上げます。

複雑なシフト管理に頭を悩ませる管理者

企業によって、シフトのパターンはさまざまあります。シフト制のなかでも代表的なのが、早番と遅番の2交代制です。この場合、シフト管理者からすれば早番と遅番で人数を揃えればいいだけなので、そこまで難しい話ではありません。しかし、これが3交代制や4交代制になってくると状況は一変します。さらに、職種によっては交代制という概念ではなく、毎月もしくは毎週従業員の希望を聞いてシフトを組んでいるところもあるでしょう。こうなると、シフト管理者としてはとても複雑なシフト作成作業が必要になるため、この作業に膨大な時間が割かれることになるのです。

シフト作成は労務問題としては非常に重要ですが、企業の本業や売上に直接的な影響を及ぼす業務ではありません。つまり、非生産的な業務というわけです。会社全体の売上や組織全体の効率化を求めるためには、この非生産的な業務をいかに減らすかが重要なカギを握っています。

従来型のシフト管理の問題点

複雑なシフト管理を手作業で行うのは大変な作業です。管理者は従業員の働ける時間や希望の時間を考慮しつつ、シフト管理表とにらめっこします。一度にシフト管理がきれいに決まればいいですが、そのようなことは稀で、必ずどこかに空きや重複が出るものです。それだけではなく、急病などで数日前に急遽人手不足が起きるなどの問題も日常茶飯事です。欠員が出た場合には、現場を回すためにシフト管理者が人の手配をするなど、常に神経をとがらせておかなければなりません。

シフト管理者も、通常はほかの仕事と兼務しているという場合が多いでしょう。あまりにも作業量が多い場合には、シフト管理者が担っている通常業務にも支障をきたす恐れがあります。

最新のシフト管理機能を使えば負担が激減

勤怠管理システムのシフト管理機能を使えば、シフト管理者の作業負担が大幅に軽減します。仕様はシステムによってさまざまですが、クラウド上で管理と閲覧をすることができるのが主流になってきています。

クラウド型であればどこにいたとしても、インターネット環境さえあればノートパソコンやスマホ、タブレットなどから閲覧・管理をすることが可能です。さらに、シフト自動生成機能や警告機能を使うことで、シフト作成ミスや漏れなどの人為的ミスを高確率で防止してくれます。

シフト自動生成機能というのは、過去のシフトデータをもとに、従業員の希望からシフト表を自動生成してくれる機能です。一方、警告機能というのは、あらかじめ必要な人員を設定しておくことで、人数が足りない日時を自動判別してアラートしてくれます。このほかにも、シフトの申請をスマホでできるような機能や、日ごと月ごとの労働時間と人件費を自動計算してくれるような機能までさまざまあるのです。

これらを効率的に利用することで、シフト管理者の負担が激減し、通常業務に打ち込む時間も十分に確保できるようになるでしょう。

自社にあったシステム導入を

シフト管理機能を備えている勤怠管理システムにも、いろいろなものがあります。ここで挙げたような機能をメインに、それぞれ独自の機能を備えているものも多いです。どのシステムを導入するかは業種や目的によって大きく変わるため、無料体験などのサービスを十分に活用して、慎重に判断することが大切です。導入後に上手く使うことができないということがないように、最適なシステム導入を心掛けるようにしましょう。

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