企業が行う勤怠管理のなかでも、有給休暇や代休などの手続きは逐一作業が伴い、面倒くさいと思っている人も多いのではないでしょうか。これらの作業には煩雑さが伴うだけでなく、確認ミスや承認漏れなどのリスクも常に付きまといます。これらのリスクを排除してくれる勤怠管理システムの申請・承認機能について紹介していきます。

アナログな従来の申請方法

従業員が会社に申請する有給休暇や代休は、従来は申請書という紙を使って行われることが多かったと思います。休暇を取るたびに従業員が申請書に必要事項を記入し、それを会社に提出。そして、その申請書を担当部署が確認し、勤怠管理表に反映させるといった一連の流れがありました。また、残業を行ったときにも残業届などの書面を作成し、会社に提出するのが一般的だったのです。

しかし、休みや残業をするたびに申請書を作成する従業員の負担やそれに逐一目を通す担当者の負担を考えると、従来のフローは少なくとも効率的とは言えないでしょう。書面による申請と承認は形として残るため、不正防止や虚偽報告などの防止には確かに有益です。ただ、従業員の多い企業になれば確認しなければならない申請書の枚数も必然的に多くなります。

このような煩雑な作業をしていると、申請書の確認ミスや勤怠管理表への記入漏れなど、人為的なミスが発生しやすくなるのです。労務問題は会社にとって非常に大きな問題となりますので、できる限り効率的に申請と承認のフローを確立することが必要です。

クラウド勤怠管理システムで簡単に申請が完了

煩雑な作業を回避するために役立つのが勤怠管理システムの申請・承認機能です。システムによって形はさまざまですが、基本的にはクラウド上でマルチデバイスに対応しているものが主流です。

この勤怠管理システムでは、従業員が有給や代休を取得したいと思った場合、専用のログインページからダッシュボードにログインすることによってボタン1つで申請をすることが可能になります。今までのように申請書をいちいち書いて提出するという流れに比べれば、作業的な負担も心理的な負担も軽くなっているのがわかるでしょう。

さらに、残業についてもボタン1つで申請が完了します。遅くまで残業をしているのにも関わらず、申請書を提出するのは面倒です。しかし、クラウドで管理されている専用ページから申請ボタンを押すだけであれば、普段から使っているスマホなどでも簡単に操作することができますので非常に便利なのです。

従業員だけでなく管理者側も便利

勤怠管理システムの申請・承認機能は、従業員側はもちろん、管理者側にも大きなメリットがあります。

申請書や管理台帳などで管理をしていると、どうしても見落としなどのミスが発生します。しかし、勤怠管理をクラウドにすることで、従業員から受けた申請はすべてメールや管理画面に通知が行くため、見落としをする心配がありません。さらに、申請の内容を確認し、承認をする場合にもボタンを押すだけで簡単に承認が完了します。承認された申請は自動的に勤怠管理表に反映され、休暇の消費や代休の記録などが正確に記載されます。

このほかにも、会社や事業所によって承認フローが異なるという場合もあるでしょう。例えば、承認者が複数人いる場合や段階的な承認が必要な場合などです。そんなときでも複数の承認フローを設定することができるようになっているため、その企業の習慣や慣例を壊すことなく導入することが可能です。

直感的な操作性で素早い導入が可能

勤怠管理に関しては作業量が多く、頭を抱えている企業もたくさんあります。クラウドによる勤怠管理システムを導入すれば、そのような悩みは一掃されることでしょう。今まで電子データを扱ってきた経験がないという場合で、非常に簡単な作りになっており、直感的な操作が可能なものがほとんどです。多くのシステムで無料体験なども行われているため、まずは試して使い勝手を実感してみるといいでしょう。

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