便利な勤怠管理システムの集計機能 - まずは正しい設定から

従業員の増加に伴い勤怠管理は煩雑になります。特に、勤務形態が異なる従業員が混在している職場などでは、その管理は複雑化します。そこで注目されているのが勤怠管理システムの自動集計機能です。一般的な勤怠管理システムは、設定を済ませてしまえば残業を含め、従業員の勤務時間を自動で計算します。給与システムと連携させれば、毎月の支給額まで計算可能となり大変便利です。以下、勤怠管理システムの集計機能と主要な設定について紹介します。

まるめ設定は集計機能の要

勤怠管理システムの便利な集計機能の代表といえるのが「まるめ」です。「まるめ」とは、実際に打刻のあった時間を出勤簿上の時間に調整する機能のことです。こうして打刻された記録を、会社ごとに定められたルールに従って調整し整える(まるめる)ことで、会計処理や給与計算の過程を簡素化することができます。

まるめ設定の基本となるのは、出勤時と退勤時の打刻ですが、それぞれの打刻は少々性質が異なります。一般的な会社の場合、出勤時間は一律ですが、退勤時間は各職域や個人によって様々で、日によっても異なるものです。こうした状況に対応するため、それぞれに最適な、まるめ設定をすることが可能です。

出勤時のまるめ設定は15分単位、退勤時は5分単位、とするような設定ができます。例えば始業時間が9時の会社の場合、出勤時の8時49分の打刻は9時にまるめられます。そして、退勤時の18時32分は18時30分にまるめることができます。もちろん、従業員ごとの勤務形態に応じて、始業時間や終業時間などを個別に設定することも可能です。

こうした設定によって、正社員、パート、アルバイトなどの勤務時間を一元的に管理し、かつ自動で集計することができます。特に経理担当者などにとっては、給与計算システムとの連携と相まって大変便利な機能です。

まずは所定労働時間の設定から

「所定労働時間」とは、就業規則や雇用契約などで取り決められている従業員の労働時間です。通常は、就業規則によって、始業時間と終業時間が定められています。この間の休憩時間などを除外した時間が所定労働時間です。例えば、始業時間が午前9時で、終業時間が午後6時の場合、休憩時間(お昼休み)を1時間とすると所定労働時間は「8時間」です。

すなわち、勤怠管理システムを導入した際、正確な集計を行うためには、会社ごとの就業規則などに照らし、まずは所定労働時間の設定が必要になります。

残業時間の設定で割増賃金にも柔軟に対応

所定労働時間を超えた場合の労働時間を時間外の勤務、すなわち残業時間として自動計算することができます。残業には、平日における通常の残業だけでなく、深夜や休日の残業があります。通常、各残業にはそれぞれに割増賃金が適応され、別枠での管理が必要です。

残業時間や残業種別の設定をすることで、こうした残業に関する自動計算が適切に行えるようになります。

アラート通知の設定で注意喚起も可能

アラートの通知設定をすることで、各種の連絡や注意喚起がタイムリーにできるようになります。

もちろん、一斉に通知することも、個別に通知することも、用途に応じて選択できます。例えば、残業時間などに対し、一定期間における上限時間を設定しておけば、段階的なアラート通知が可能です。また、連続した勤務に対しては、設定時間ごとの休憩を自動で通知することもできます。

「ニーズを満たす設定ができるのか」の確認が大切

勤怠管理システムの導入によって、各種業務の効率化を進めることができます。この効率化を支えているのが、システムによる自動集計です。そして、システムの自動集計は、手動による計算に比べ、遥かに正確です。

ただし、自動集計された数字を活用可能な値にするためには、会社ごとの就業規則や固有のルールに応じた設定が必要になります。当然、設定が不適切であった場合は、正しい集計はできません。

機能的に優れていても、ニーズに応じた設定ができないのでは、運用効果は見込めないでしょう。導入にあたっては注意が必要です。

便利な勤怠管理システムの集計機能 - まずは正しい設定から

まるめ設定は集計機能の要

まずは所定労働時間の設定から

残業時間の設定で割増賃金にも柔軟に対応

アラート通知の設定で注意喚起も可能

「ニーズを満たす設定ができるのか」の確認が大切

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