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自動車関連をはじめとする製造業に最適なメール誤送信の対策法は? ⇒ PDFのダウンロードはこちら |
重要な添付ファイルを送信する際は、情報漏洩を防止するためパスワードを付けて暗号化してから送信することが望ましい。ところが自動車関連など一部の製造業では、図面などの情報漏洩防止やマルウェアの侵入抑止といったセキュリティ上の観点から、ZIPファイルの送受信自体を拒否しているケースが多く見られる。
そうしたポリシーを持つ企業に対して圧縮ファイルを送信する機会が多い担当者は、ZIPの拡張子が付いているだけで先方のサーバーから拒否されてしまうため、あらかじめ手動でファイルの拡張子を変更するなどの対処が必要となる。しかしこれは手間がかかり、ましてや頻繁にやり取りする相手となれば、作業の効率性を考えただけでも業務の支障になる。
拡張子の自動変更だけでなく、ヒューマンエラーをも防ぐ対策があった!
添付ファイル送信時の手間やトラブルだけでなく、日常業務で一日に何度も行うビジネスメールのやり取りでは、ちょっとした油断や注意力不足、体調不良など様々な原因によってヒューマンエラーが起こり得る。ビジネスでは送信先がたとえ付き合いの深い相手であっても、そうしたミスは冗談で済ますことはできない。たったひとつのヒューマンエラーが、致命的な事態を引き起こす可能性があることを肝に銘じておくべきだ。
たとえばメールの誤送信。相手を間違えて企業機密のファイルを送りそうになり、ヒヤッとした経験を持つ人も多いに違いない。また、同報メールの大量の送付先をBCCに登録したつもりが、誤ってTOやCC欄に入力してしまい、お互い直接取引関係のないステークホルダーのメールアドレスを全受信者に開示したまま送信、あとから抗議を受けるといった事態も常に起こり得る。
とくに重要ファイルの誤送信では、ちょっとしたミスが企業の存続に大きな悪影響を与えてしまう危険性も十分にあるため、慎重な対処が求められる。仮に重要ファイルでなかったとしても、宛先の誤りは受信相手が抱いている企業イメージを大幅に損ね、信用を失う事態につながる可能性も否定できないだろう。
そこで検討したいのが、メールに関する様々な手間をなくし、トラブルを予防するための機能を備えたシステムだ。たとえば添付ファイルのパスワード付き自動暗号化や、ZIPファイルの受け取りを拒否している企業に送信する際の拡張子自動変更ができれば、添付ファイルにまつわる業務時間の削減と効率化が可能になる。
また、いくら注意を重ね、慎重に作業を行っていても、起きてしまうのがヒューマンエラーというもの。送信メールを一時保留して条件に合ったものだけを送信するように設定できたり、外部に送られては困るメールを条件に応じてフィルタリングする機能が用意されていれば、情報流出を防ぐことができる。BCCの誤送信対応としても、TOやCCの数が一定数以上ある場合にBCCへ自動変換するような機能があれば有効だ。
本資料で紹介されているサービス「Active! gate SS」は、ここに挙げたすべての機能を実現している。サービスはクラウドで提供されるので、メール本文と添付ファイルの分離により添付ファイルをWebからダウンロード形式で送ったり、送った添付ファイルを必要に応じて削除したりすることも可能。ファイルのやり取りに関するパスワード通知などの文面は日本語と英語を併記できるため、海外とのやり取りが多い製造業にはありがたいだろう。メールに関わる様々なミスやトラブルに対してサポートを提供してくれるので、メール運用に悩む企業担当者は参考にしていただきたい。
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