官民一体となって推進されている”働き方改革”を実現するため、デジタルテクノロジーを活用して業務の効率化を目指す企業は増えている。とはいえ、現在の業務をデジタル化することで、どのような効果があるのかを把握できていなければ大きな効果は期待できない。たとえば、「ペーパーレス化」はデジタルテクノロジーの活用方法としてまっ先にあげられるもので、多くの企業が紙の書類からデジタルデータへの移行を試みているが、目に見えるような効果を得られていないケースも少なくない。単に紙をデータに置き換えればよいというものではなく、明確な業務効率化や生産性向上を想定しておこなうことが重要だ。
高レベルの安全性と可用性を持つ「ドキュサイン」で業務効率化を実現
ペーパーレス化によって業務効率化を実現するソリューションとして注目を集めているのが「電子署名」だ。社内の稟議プロセスから顧客やパートナー企業との契約まで、従来、紙の書類とサイン、捺印によって進められていた業務の流れを、デジタルに置き換えることで大幅に業務を効率化。これにかかる時間や人的負担を軽減できるのをはじめ、紙の書類で問題だった紛失や盗難といったセキュリティ上のリスクも減らすことができる。さらに印刷、郵送、印紙といった費用も削減できるなど、さまざまな効果が期待されている。近年重要度が増している業務記録の保管という面においても電子署名ソリューションは有効で、紛失や改ざんを防ぐことが可能となる。
本稿からダウンロードできる資料では、電子署名サービスをグローバルに展開し、世界中で多くの企業が利用しているドキュサインのサービスを導入して、数多くの業務改善を達成したふたつの企業の事例を紹介している。ドキュサインはクラウドベースの電子署名ソリューションで、厳しいセキュリティ基準を満たす安全性と、いつでもどこでも利用できる可用性を実現。スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスにも対応し、あらゆる状況で電子署名によるデジタル商取引がおこなえるサービスだ。
オンライン決済や端末決済サービスを提供しているソフトバンク・ペイメント・サービスの事例では、ドキュサインを導入してサプライヤ企業との契約作業をデジタル化を行い、契約成立までの時間を短縮、契約書の回収遅延や紛失がなくなるといった業務効率化や生産性向上を実現した。また、もうひとつの事例では、三菱伊勢丹グループのすべての建物管理を担う三越伊勢丹プロパティ・デザインを紹介、レイアウト変更の依頼から各部署での承認、工事の実行までのワークフローをドキュサインを使ってデジタル化し、従来の印鑑文化を継承しながら稟議プロセスの効率化に成功したケースとなっている。
単なるペーパーレス化ではなく、十分な効果のある真の働き方改革を実現したいのならば、電子署名ソリューションは有効な選択肢となるはずだ。本資料の事例を参考に、どのように電子署名を活用できるのか、自社の業務と照らしあわせてしてみてはいかがだろうか。
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