勤怠管理システムの主な機能、把握することで有用性が見えてくる

「勤怠管理システム」とは、従業員の勤務実態を記録し、就業全般を管理するシステムです。そして、勤怠管理システムが有する様々な機能を活用することによって、各種業務の軽減化、合理化を進めることができます。例えば、給与計算や個人情報の管理はもちろんのこと、シフト表の自動作成や各種申請のペーパーレス化なども可能です。様々な種類のシステムが用意されていて、導入の目的やニーズに合わせて柔軟に対応できます。

まずは、主要な機能を知ることがシステムの有用性を理解する近道です。以下、勤怠管理システムの主な機能を紹介します。

出退社時間の打刻は勤怠管理の基本

勤怠管理システムの基幹となる機能が出退勤時の打刻です。その打刻には、実に様々な機器や方法が用意されています。ICカードや専用の機器を用いた打刻はもちろんのこと、スマートフォンとGPSを連動させた打刻が可能なものもあります。これにより、時刻だけでなく位置情報も同時に取得することができるため、どこで打刻されたのかに関する情報も記録することができます。また、指静脈認証、網膜認証などの生体認証技術を活用した打刻方法もあります。

これらは、ニーズに応じて複合的に組み合わせることもできるので、利用目的に応じた柔軟な運用管理が可能です。

勤怠管理システムの導入でシフト管理が楽になる

24時間稼働の工場や深夜まで営業するサービス業、パートやアルバイトが多い業界では、勤務スケジュールの調整などがとても煩雑になります。毎月、繰り返されるこうしたシフト管理や勤務表の作成に疲弊している担当者も多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムには、こうした作業を軽減できる機能があります。シフト表の自動作成機能です。これは、事前に従業員が入力した勤務可能日や時間帯を集計して、シフト表の素案を自動で作成するものです。また、シフト表はシステムを通じ各人の端末で閲覧することもできるため、場所を選ばず常に最新のシフト表を確認することができます。

各種申請がペーパーレス化され承認や決裁が円滑に進む

勤怠管理システムには、各種の申請から決裁までをオンライン上で完結させることができる機能もあります。つまり、休暇申請や休日出勤の申請、時間外勤務申請などのペーパーレス化です。

従来型の書面による申請は、担当者や決裁権者が不在であった場合などは、承認の遅れに伴い業務が滞る恐れがあります。ペーパーレス化、すなわち電子化によって、システムを通じての申請に加え、承認や決裁までのすべてがオンライン上で完結させることが可能です。これにより、申請から決裁までの時間が短縮され、業務の効率もアップします。

また、各種書類のペーパーレス化に伴い、書面書類では必要であった保管する際の物理的なスペースが一切不要です。加えて電子化された書類は、基本的に破棄する際の費用なども発生しないため、結果として管理コストの削減にもつながります。

他システムとの連携で業務の合理化が加速

一般的に、勤怠管理システムの各種機能は、給与計算や人事管理ソフトなどとの連携が可能です。打刻機能や各種申請機能に基づいた勤務実態や労働時間の記録を、給与計算ソフトに提供し、毎月の給与に反映させることができます。また、入社時に必要とされている各従業員の個人情報などをデータベース化し、人事情報として一元管理することも可能です。

こうした管理は個人情報の登録や保存、漏洩や流出の防止そして削除などを確実に行うためには極めて重要といえます。従業員の給与計算や人事管理は、事業規模に関係なく、経営の根幹をなす業務です。勤怠管理システムと他システムとの連携は、業務全般の合理化そのものといっても過言ではありません。

大切なのは使いやすさ

勤怠管理システムの主な機能を紹介しました。システムには様々な機能があり、組み合わせや他システムとの連携によって、更なる業務の合理化が可能です。しかしながら、やはり大切なのは従業員が使いやすいかどうかです。勤怠管理システムを導入することで、業務が停滞し効率が下がるようでは本末転倒です。導入の目的やニーズはユーザーによって異なり、必要とされる機能もそれぞれです。無料お試し期間などを活用して有効性と利便性の見極めをしましょう。

勤怠管理システムの主な機能、把握することで有用性が見えてくる

出退社時間の打刻は勤怠管理の基本

勤怠管理システムの導入でシフト管理が楽になる

各種申請がペーパーレス化され承認や決裁が円滑に進む

他システムとの連携で業務の合理化が加速

大切なのは使いやすさ

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