進化を続ける「勤怠管理システム」とは

給与計算や違法な残業の防止のために勤怠管理は欠かせません。しかし、手作業での勤怠管理には膨大な手間と時間がかかってしまいます。そんな勤怠管理を効率化してくれるのが「勤怠管理システム」です。勤怠管理システムは時代の変化や科学技術の発展によって進化を続けていますが、ここでは、勤怠管理の歴史と、進化した勤怠管理システムを紹介します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理とは、従業員の就業状況を把握して、管理を行うことです。そして、勤怠管理を効率的に行うための仕組みを勤怠管理システムと言います。勤怠管理システムには様々なものがあるのですが、代表的なものはタイムカードを利用した仕組みです。従業員が、各自の名前が記載されたタイムカードをタイムレコーダーに差し込むことによって、出勤時刻と退勤時刻が打刻されるという単純なものですが、手書きの帳簿で時刻を管理する手間が省けますから、勤怠管理システムと言うことができます。

また、表計算ソフトを利用して、手動で入力した出勤時刻と退勤時刻から、就業時間を自動的に計算することも、勤怠管理システムの一種と言えます。もちろん、手作業を必要とせずに、各自がICカードをかざすだけで、出勤時刻と退勤時刻がデータベースに記録され、就業時間も自動的に計算されるという、ハードウェアとソフトウェアの組み合わせも勤怠管理システムの一種です。

江戸時代から続く勤怠管理の歴史

勤怠管理の歴史は商業の発展とともに始まりました。原始的な家族経営では、従業員の顔が見えるので、勤怠管理をする必要はありません。しかし、商業が発展して、従業員の規模が大きくなると、昇進などの人事制度が登場し、これを支えるための勤怠管理が必要になります。

日本における勤怠管理は、江戸時代の18世紀頃に始まったと言われています。当時、店舗ごとに100人以上、全国で1000人規模の奉公人を抱えるまでに成長した呉服店が、奉公人の就業状況の帳簿をつけていたことがわかっています。そして、奉公人の昇進や褒賞の算定に際して、この帳簿を参照したといいます。就業状況を把握して管理に役立てるのですから、勤怠管理そのものです。

海外では、1871年にアメリカでタイムレコーダー開発されました。産業革命により工場で大量の工員を雇うようになったので、その勤怠管理が必要になったためです。タイムレコーダーは日本にも輸入されて多くの工場で利用されるようになり、1931年には国産のタイムレコーダーが登場しています。

さらに第二次世界大戦後には、コンピューターの登場にともない、タイムレコーダーはアナログからデジタルへと発展していきます。当初のタイムレコーダーは従業員が自分のタイムカードを差し込んで出退勤時刻を打刻するだけのアナログのものでしたが、デジタル化によって、勤務時間の自動集計が可能になりました。そして、2000年代に入ると、情報技術の発展にともない、ICカードによる出退勤の管理や、クラウド型の勤怠管理システムが登場しています。

進化していく勤怠管理システム

勤怠管理システムは、時代の変化や科学技術の発展に応じて進化しています。商業の発展による企業の組織化や、産業革命による大規模な工場の登場、コンピューターの登場によるデジタル化などが、勤怠管理システムの発展の原動力となってきました。そして、働き方が多様化し、情報技術が発展した現代社会においては、勤怠管理システムはこれらに応じた進化を遂げています。

例えば、クラウド型の勤怠管理システムでは、スマホやパソコンから就業状況を報告できるようになり、タイムカードは不要になりました。これによって、在宅勤務での就業時間も管理することができるようになりました。また、多数の従業員の出勤予定が一元的に管理できるので、シフト勤務の導入も容易です。就業状況をリアルタイムに管理することで、労働時間が長くなり過ぎた場合には、アラートが通知されるように設定できるようになりました。この通知は、従業員の健康管理や違法な長時間労働の防止に役立てることができます。勤怠管理システムは、時代の要請に応じながら、進化を続けていると言えるでしょう。

勤怠管理システムを利用して時代の要請に応える

勤怠管理および勤怠管理システムは時代に応じて発展してきました。そして、これからも時代に応じて進化していくでしょう。しかし、いくら勤怠管理システムが進化しても、これを使いこなさなければ意味はありません。そこで、自分の会社で何が問題になっているのか、その問題を解決するにはどの勤怠管理システムを導入すればよいか、という視点を持つことが必要です。上手に勤怠管理システムを利用することで、社内の問題を解決し、時代の要請に応えることができるでしょう。

進化を続ける「勤怠管理システム」とは

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