重要性が増している勤怠管理とは

勤怠管理はめんどうというメージをお持ちの方も多いのではないでしょうか。しかし、適正な勤怠管理を怠ると、残業代の未払いや、オーバーワークが発生してしまいます。逆に、勤怠管理を適正に行なうことによって、過剰な残業による労働生産性の低下を防いだり、従業員のモチベーションを維持して離職を防いだりすることが可能です。ますます重要性を増している勤怠管理について、なぜ必要でどのように行えばよいのか、基礎知識を解説します。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻などの就業状況を把握して、管理することです。勤怠管理について、法律上、具体的に義務を定めた規定はありません。しかし、労働基準法には、従業者(従業員)の労働時間、休日、深夜業についての規定があるので、使用者(企業)には、従業員の労働時間を適正に把握して管理する義務があると考えられています。

なぜ勤怠管理が必要なのか

勤怠管理をする目的としては、まず、法令遵守があげられます。適正に勤怠管理を行なうことは、正しく給与を計算し、過剰な残業を防ぐなど、労働基準法を遵守するための前提です。また、適正な勤怠管理を行なうことによって、従業員の健康を守り、過労によって労働生産性が落ちることを防いだり、労働災害や過労死の発生を回避したりすることができます。さらに、適正な労働管理によって、モチベーションが低下している従業員を割り出して、早期にケアができるようになり、離職を防ぐことも可能です。適正な勤怠管理は、単に法令を遵守するためだけのものではなく、労働生産性の低下や離職を防ぐためにも活用することができるのです。

適正な勤怠管理を実現するための方法

適正な勤怠管理を行なうには、従業員の労働時間を正しく把握することが前提となります。厚生労働省は、平成29年1月20日、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を定めました。ここでは、労働時間は、使用者が自ら現認するか、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間等の客観的な記録を基礎として確認して、適正に記録すべきとされています。自己申告制を取らざるをえない場合、従業員や管理者に対して実態を正しく記録できるように十分な説明を行い、必要に応じて実態調査を行なって補正を行なうなどが必要です。

法令遵守のためには労働時間を正しく把握した上で、正しく給与を計算し、違法な残業が行われていないかを確認することが必要です。従業員数が少なければ、紙ベースで就業状況を確認することでもこれを行うことができますが、従業員数が多くなれば困難でしょう。従業員数が多い場合、勤怠管理システムの導入が効果的です。これにより、ICカードなどによって把握した労働時間から残業代などを自動で計算し、違法な残業も自動で発見することができます。また、勤怠管理システムを導入すれば、従業員毎に労働生産性が落ちないように残業時間を管理したり、モチベーションの低下の予兆を発見したりすることも可能です。

勤怠管理の重要性は増している

過労死の社会問題化などにより、厚生労働省は、平成25年5月から、いわゆる「ブラック企業」の公表制度を開始しており、平成29年1月30日からは、この制度の強化を実施しています。企業にとって法令遵守の必要性が高まっていると言え、その前提として適正な勤怠管理をすることの重要性も増していると言えるでしょう。また、政府により平成29年3月28日に決定された「働き方改革実行計画」では、解決すべき課題として長時間労働が取りあげられています。そして、長時間労働を是正することで、ワーク・ライフ・バランスが改善し、労働参加率や労働生産性の向上が果たせるとされています。適正な勤怠管理を通じた労働生産性の向上は国の政策にも合致しており、ますます重要になっているのです。

適正な勤怠管理を活用することが必要

適正な勤怠管理は、法令遵守のためだけのものではなく、労働生産性の低下や過労死などの事故を防ぎ、従業員の離職を未然に防ぐためにも活用することができるものです。そして、ワーク・ライフ・バランスの改善や労働生産性の向上は社会的要請にもなっています。企業が時代についていくためには、適正な労務管理が必要となるだけでなく、積極的に活用することが必要だと言えるでしょう。