企業が変化の激しいビジネス環境を生き抜くためには、「勘と経験」による意思決定をやめ、「データと分析」に基づく意思決定を行う組織へと進化していくことが必要だ。しかし既にデータ活用に取り組んでいる企業であっても、それがいまだスプレッドシート(表計算ソフト)を中心に行われているのであれば改善の余地がある。本稿では、スプレッドシートが企業のデータ活用レベルの向上を阻害する「5つの理由」について解説した資料を紹介する。
定期的な売上レポートや部内での予実管理、顧客情報の管理といったさまざまな場面でスプレッドシートを利用しているという企業は多いだろう。データをファイル単位で管理でき、表組みやグラフ作成、マクロによる簡単なデータ加工も可能なスプレッドシートは、たしかに便利なツールだ。
しかし、スプレッドシートは便利で手軽なツールであるがゆえに、組織の中でひとたび使い方が定着してしまうと、データ活用のやり方を次のステップへと進めることが難しくなってしまう。「スプレッドシート」というツール自体が持っている限界が、企業のデータ活用レベルの向上を妨げてしまうのである。
「データ爆発」という言葉もあるように、社会の中で多様なシステムから生みだされるデータは増加の一途にある。多種多様なデータの中から、必要なものを収集、整理、分析し、そこから得られる知見で競争力を高め続けるためには、データ活用の中心を、スプレッドシートにはない特徴を備えた「BIツール」へと移行していくことが重要だ。
ここでダウンロードできる「スプレッドシートではできない5つのこと」と題されたホワイトペーパーは、専用のBIツールが持つ、高度なデータ活用を見据えた機能や特徴について紹介している。ここでは見出しから、その概要を紹介しよう。
1．すべてのデータを統合 スプレッドシート、クラウド、DWH(データウェアハウス)にあるデータから、ソーシャルデータ、トランザクションデータまで、さまざまな場所からデータを取得し、高速に処理できる。
2．データブレンディングとクリーニング 基幹データベースを含む、多様なデータソースからデータを取得。分析に適した形に加工し、統合することができる。
3．優れた「ビジュアライゼーション」 スプレッドシートでも基本的な図やグラフの作成は可能だが、BIツールでは、より高い表現力を備えたビジュアライゼーションが可能。
4．ドラッグ＆ドロップによる「ダッシュボード」作成 ユーザーにとって必要な情報をひとまとめにし、インタラクティブ性を備えた「ダッシュボード」を簡単な操作で作成できる。
5．(データの)自動更新 スプレッドシート上にエクスポートされたデータは基本的には静的なデータとなり、そのままでは更新されない。専用BIツールは、定期的に最新のデータで内容が更新されるダッシュボードを作成できる。
データ活用のための環境やツールは「個人」から「部門」、「部門」から「全社」へと利用範囲が拡大することで得られる効果も増していく。合わせて本稿でダウンロードできる「ビジネスインテリジェンスへの最新アプローチ」という資料では、組織でBIソリューションを導入する際に考慮すべき7つのポイントについて、「規模に応じたセルフサービス分析の管理」では、データに関するガバナンスを維持しつつ、エンドユーザーが必要なデータにアクセスして分析を行える「セルフサービスBI」を成功させるための4つのステップについて、それぞれ詳細に紹介している。
企業が高い競争力を維持し続けるためには、組織として「データ活用」のレベルを継続的に高めていくことが必要だ。「スプレッドシートでの集計」から、1つ上のステップへ踏み出したいと考えているのであれば、ぜひ、本稿で解説した資料を参考にしてほしい。
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